Feiten en context

●        Het Sportpark Joris Verhaegen is de centrale sport- en vrijetijdsinfrastructuur van de gemeente Hulshout en omvat een breed aanbod aan binnen- en buitensportaccommodaties. Door de sterke groei van het sportaanbod, de stijgende diversiteit aan gebruikers en de toename van evenementen is de nood aan een duidelijk, uniform en transparant tariefkader steeds groter geworden.

●        Het bestaande tariefsysteem was verspreid en niet logisch opgebouwd, niet volledig afgestemd op de huidige werking en onvoldoende aangepast aan:

○        de digitalisering van reservaties,

○        nieuwe sportdisciplines en gebruiksprofielen,

○        de evolutie van toetredende doelgroepen (verenigingen, scholen, commerciële partners, particulieren),

○        meerdere types gebruik (sportief, recreatief, evenementieel, commercieel),

○        infrastructuren met verschillende onderhouds- en exploitatiekosten,

○        bijkomende dienstverlening (personeelsinzet, matten, schoonmaak, materiaalverhuur),

○        en de actuele veiligheids- en kwaliteitsnormen binnen sportinfrastructuren.

●        Daarom heeft AGB Sport Hulshout een volledig herwerkt en geactualiseerd retributiereglement opgesteld waarin:

○        alle tarieven voor alle infrastructuuronderdelen overzichtelijk zijn samengebracht;

○        categorieën van gebruikers duidelijk zijn gedefinieerd;

○        uur- en dagforfaitsystemen correct zijn vastgelegd;

○        kosten voor personeelsinzet, schoonmaak, beschermmatten en materiaal uniform worden gereguleerd;

○        een duidelijk kader bestaat voor evenementen, toernooien, niet-sportieve activiteiten en het gebruik van kleedkamers en douches;

○        een transparante en juridisch correcte schadeprocedure is toegevoegd;

○        er bepalingen zijn rond overschrijding van reservatietijd, laattijdige communicatie en structureel misbruik;

○        het geheel afgestemd is op het Huishoudelijk Reglement, zodat beide documenten één samenhangend normenkader vormen.

●        Het ontwerp werd intern besproken, inhoudelijk getoetst en afgestemd met de betrokken diensten.

●        5 december 2022: Beslissing Raad van bestuur AGB Sport Hulshout. Goedkeuring tarieven sportpark

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet Lokaal Bestuur: artikel 235,236.

●        1 juli 2019: Gemeenteraadsbeslissing over de goedkeuring van de aanpassing van de statuten van AGB Sport Hulshout, waarin het directiecomité bevoegd is voor het vaststellen van reglementen betreffende het gebruik van de infrastructuur.

●        de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (zorgvuldigheid, motivering, rechtszekerheid, evenredigheid).

Argumentatie

AGB Sport Hulshout stelt de sportinfrastructuur van het Sportpark Joris Verhaegen ter beschikking van gebruikers en biedt hierbij een brede waaier aan ondersteunende diensten. Het is belangrijk dat de tarieven voor dit gebruik transparant, uniform en actueel zijn, zodat zowel gebruikers als het bestuur weten welke kosten gelden en op basis waarvan deze worden aangerekend.

Het vernieuwde retributiereglement is noodzakelijk omdat:

1. Het bestaande tariefkader niet meer aangepast was aan de huidige werking.

Het oude reglement hield onvoldoende rekening met de uitbreiding van het Sportpark, nieuwe sportdisciplines, multifunctioneel gebruik van zalen, en de stijging van evenementen en bijzonder gebruik. Hierdoor ontstonden lacunes en onduidelijkheden in de toepassing van tarieven, toeslagen en uitzonderingen.

2. De digitalisering van reservaties een duidelijke tarifaire verankering vereist.

Met de invoering van het digitaal reservatiesysteem moeten ook alle financiële gevolgen — annulatie, laattijdige communicatie, personeelsinzet, meeruren — juridisch eenduidig vastgelegd worden zodat deze automatisch en consequent kunnen toegepast worden.

3. Gebruikers nood hebben aan duidelijkheid en voorspelbaarheid.

Clubs, scholen, verenigingen, commerciële organisaties en particulieren moeten exact weten:

●        welke tarieven gelden in welke situatie,

●        welke kosten verbonden zijn aan bijkomende diensten,

●        wat doorgerekend wordt bij schade, extra schoonmaak of laattijdige communicatie,

●        welke regels gelden voor tornooien, nietsportactiviteiten en vergadergebruik.

Het vernieuwde retributiereglement biedt deze transparantie en vermijdt interpretatieverschillen.

4. De werking van het Sportpark vraagt een eerlijke doorrekening van kosten.

De infrastructuur kent hoge onderhouds-, energie- en personeelskosten.
Het nieuwe reglement zorgt ervoor dat:

●        kosten correct toegewezen worden aan wie ze veroorzaakt,

●        structureel misbruik en laattijdige meldingen beperkt worden,

●        extra inzet van personeel en middelen altijd vergoed kan worden volgens een duidelijke, objectieve basis,

●        tarieven marktconform en in lijn met Vlaamse praktijk zijn.

5. Personeelsinzet, schoonmaak en beschermmatten moeten duidelijk financieel gereguleerd worden.

Voortaan zijn alle tarieven voor:

●        beschermmatten,

●        basisreiniging en extra schoonmaak,

●        technische ondersteuning,

●        materiaalontlening,

●        extra uren door uitlopende activiteiten

●        gecentraliseerd en uniform uitgewerkt in één tariefdocument.

Dit verhoogt de efficiëntie en voorkomt discussies.

6. De gebruikersveiligheid en planning vereisen een duidelijk kader rond extra uren en laattijdige communicatie.

Het vernieuwde reglement bevat voor het eerst:

●        een meldplicht,

●        financiële gevolgen bij niet of laattijdig melden,

●        een sanctietrap bij herhaling,

●        een regeling bij structureel misbruik.

Dit ondersteunt de organisatie van tornooien, wedstrijden, evenementen en vergaderruimtes op een veilige en beheersbare manier.

7. Het retributiereglement en het Huishoudelijk Reglement worden op elkaar afgestemd.

Beide documenten vormen één coherent geheel:

●        het Huishoudelijk Reglement legt de gebruiks- en gedragsregels vast,

●        het Retributiereglement bepaalt de financiële gevolgen en tarieven.

Deze koppeling versterkt de rechtszekerheid voor gebruikers en de afdwingbaarheid voor AGB Sport Hulshout.

8. Het nieuwe reglement ondersteunt de administratie, boekhouding en facturatie.

Doordat alle tarieven, forfaits, uurtarieven en kosten duidelijk vastliggen, kan de administratie efficiënter factureren en heeft het Sportpark een juridisch waterdichte basis voor kostenaanrekening en invordering.

Samenvatting

Het vernieuwde retributiereglement biedt een volledig, helder en professioneel tarifair kader dat:

●        aansluit op de huidige werking van het Sportpark,

●        transparant en rechtszeker is voor alle gebruikers,

●        financieel correct en eerlijk is,

●        en het dagelijks beheer, de planning en de veiligheid ondersteunt.

Het vormt daarmee een noodzakelijk instrument voor een moderne en toekomstgerichte exploitatie van het Sportpark Joris Verhaegen.

Financiële weerslag

Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De raad van bestuur keurt het retributiereglement voor het Sportpark Joris Verhaegen goed dat ingaat  op 1 april 2026.