Feiten en context

●        17 juni 2024: Beslissing gemeenteraad over het goedkeuring reglement uitlenen materiaal lokaal bestuur.

●        Er wordt momenteel gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw kader voor evenementen. In dit kader wordt het uitleenreglement herzien. De ontlening van gemeentelijke materialen zal ook losgekoppeld worden van de aanvraagprocedure voor evenementen.

●        Het reglement wordt hernieuwd voor de jaren 2026 tot en met 2031. Deze periode stemt overeen met de duur van de huidige legislatuur plus één extra jaar (2031) om de continuïteit te verzekeren.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 40 en 41.

Argumentatie

Categorisering van organisatoren

In het nieuwe reglement worden organisatoren ingedeeld in verschillende categorieën. Deze indeling bepaalt de toegang tot het gemeentelijk uitleenaanbod en de bijhorende tarieven. Organisatoren en individuen die niet behoren tot één van de vastgelegde categorieën kunnen geen gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst.

Toegevoegde categorieën:

●        Partners van het lokaal bestuur

●        Parochies

●        Niet-erkende Hulshoutse verenigingen

●        Lokale ondernemers

Geschrapte categorie:

●        "Iedere Hulshoutse organisator"

Uitlenen op basis van beschikbaarheid

Er wordt gemeentelijk materiaal ter beschikking gesteld aan organisatoren, onder voorbehoud van beschikbaarheid. Dit impliceert het principe 'op is op'.

Uitleen aan buurgemeenten

Buurgemeenten zijn gemeenten die grenzen aan het grondgebied van Hulshout.
Het nieuwe reglement voorziet dat bepaalde materialen nog steeds gratis kunnen worden uitgeleend aan buurgemeenten, uitsluitend voor eigen gebruik. De selectie is beperkt tot materialen die bijdragen aan de veiligheid van evenementen, zoals nadar, Heras en kabelbruggen. Dit met het oog op het behoud van een goede verstandhouding met de omliggende gemeenten.

In het nieuwe reglement is opgenomen dat andere categorieën voorrang krijgen op buurgemeenten bij materiaalontlening.

Materialen

Toegevoegde materialen

●        Kabelbruggen: essentieel voor de veiligheid op evenementen. De aankoop van dit materiaal is voorzien na de goedkeuring van het nieuwe meerjarenplan.

●        Partytenten: al in gebruik, maar was tot op heden niet opgenomen in een reglement. Vanaf nu zullen de partytenten mee opgenomen worden in het uitleenreglement en zullen ze gestockeerd worden bij de Technische Dienst. Dit werd al afgestemd met dienst Wonen en Werken.

Geschrapte materialen

●        Beamer: bij nazicht blijkt hier geen vraag naar te zijn

●        Banners, kaartlezers, tablets voor gebruik UiTPAS: bij nazicht blijkt hier gaan vraag naar te zijn. Bijkomend is uitlenen voor een korte periode niet zinvol aangezien clubs en verenigingen die aangesloten zijn bij de UiTPAS dit materiaal in principe het hele jaar zouden moeten kunnen gebruiken. Dit materiaal aanbieden voor langdurige uitlening aan alle clubs en verenigingen is operationeel niet haalbaar.

Aanvraagtermijn

Een aanvraag kan ingediend worden ten vroegste 1 jaar en ten laatste 3 weken voor het evenement. Afgestemd met dienst Wonen en Werken.

Tarieven

Via het nieuwe reglement zullen bepaalde tarieven worden aangerekend. De tarieven zijn opgenomen in het retributiereglement en variëren per categorie en type materiaal. De praktische uitwerking van de facturatie moet nog verder afgestemd worden met de dienst Financiën

Ontleningsperiode

Een periode van ontlening bedraagt 14 dagen. De tarieven die worden aangerekend zijn per stuk en geldig voor één periode van ontlening. Een organisator kan zijn ontlening eenmaal verlengen voor maximaal nog eens 14 dagen. Maar van zodra een tweede aaneengesloten periode van ontlening gestart wordt, wordt de prijs per stuk toegepast per extra dag van ontlening.

Levering en ophaling

De levering en ophaling gebeurt in samenspraak met de organisator. Bij levering en ophaling is minstens één iemand van de organisatie aanwezig die kan assisteren bij het laden en lossen. Als meer hulp nodig is, zal de Technische Dienst dit op voorhand aangeven aan de organisator.
Aansprakelijkheid is in dit geval juridisch afgedekt. 

Schade en verlies

Bij zware schade of verlies zullen er schadetarieven worden aangerekend. Deze zijn opgenomen in het retributiereglement. De redenering achter de tarieven is de volgende:

●        Bij kleinere materialen: +-50% van de aankoopprijs

●        Grotere materialen: volledige nieuwprijs

●        Podiumwagen: herstellingskosten via een offerte aangevraagd door de gemeente. Dit omdat de schade zeer uitleenlopend kan zijn.

Sancties

De ontlener kan niet opnieuw gebruik maken van de uitleendienst zolang er een factuur open staat en onbetaald is.

Wie de regels van het uitleenreglement overtreedt, wordt uitgesloten van het ontlenen van de gemeentelijke materialen voor het lopende en komende jaar geteld vanaf de eerste dag van het laatste uitleenmoment.

Financiële weerslag

Het nieuwe reglement voorziet in de invoering van tarieven voor bepaalde categorieën van ontleners, waardoor er voortaan inkomsten gegenereerd zullen worden. Tot op heden werden de materialen kosteloos ter beschikking gesteld.

De financiële gevolgen worden opgenomen in het meerjarenplan 2026-2031.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het retributiereglement uitleenmaterialen Hulshout voor 2026 tot en met 2031 goed. Het reglement zal ingevoerd worden van zodra de nieuwe uitleenmaterialen geleverd zijn.

RETRIBUTIEREGLEMENT UITLEENMATERIALEN HULSHOUT

Artikel 1: Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:  

●        Erkende vereniging: Een erkende vereniging is een vereniging die voldoet aan de voorwaarden van het erkenningsreglement.

●        Organisator: Een organisator is een persoon, groep of entiteit die verantwoordelijk is voor het plannen, coördineren en uitvoeren van een evenement, bijeenkomst, activiteit of project. Verder in het reglement worden organisatoren opgedeeld in verschillende categorieën.

●        Partners: Organisaties die een samenwerkingsverband hebben met het lokaal bestuur en rechtstreeks op uitdrukkelijke vraag van het college van burgemeester en schepenen een activiteit/evenement organiseren.

●        Podiumelementen: Podiumelementen zijn losse elementen die verbonden worden met elkaar om zo een podium te vormen. Een podium is een verhoging waarop mensen kunnen gaan staan als ze iets over te brengen hebben op een publiek, bijvoorbeeld een toespraak, preek, of optreden, zodat ze voor het hele publiek zichtbaar zijn.

●        Overdekte podiumwagen: Een overdekte podiumwagen is een mobiel podium dat is uitgerust met een overkapping of dak om bescherming te bieden tegen weersinvloeden zoals regen of zonlicht. Deze wagen is bedoeld voor gebruik bij buitenoptredens, festivals, evenementen en andere gelegenheden waar een tijdelijk podium nodig is.

●        Parochies: organisaties die verbonden zijn aan een parochie of een gelijkaardige eenheid binnen een andere geloofsgemeenschap

●        Buurgemeenten: gemeenten die grenzen aan het grondgebied van Hulshout.

●        Lokale ondernemers: Ondernemers uit Hulshout, Houtvenne of Westmeerbeek die een gratis event organiseren dat publiek toegankelijk is voor de bevolking. Bijvoorbeeld: open bedrijvendag.

●        Periode van ontlening: één periode van ontlening omvat maximaal 14 dagen. Een ontlener kan maximaal twee aaneengesloten periodes materiaal ontlenen. 

Artikel 2: Toepassingsgebied

§1. De gemeente Hulshout heft van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 een retributie op de ontlening van gemeentelijke materialen.

§2. Het lokaal bestuur stelt materiaal ter beschikking aan organisatoren, voor zover het beschikbaar is. Voor de toepassing van dit reglement worden organisatoren ingedeeld in volgende categorieën:

§3. Alle organisatoren en individuen die niet toebehoren tot één van bovenstaande categorieën kunnen geen aanspraak maken op het uitlenen van de gemeentelijke materialen.

Artikel 3: Tarieven uitleenmaterialen

§1. Het uitleenmateriaal wordt volgens onderstaande tarieven aan de gebruikers ter beschikking gesteld:

§2. De prijs is per stuk en geldig voor één periode van ontlening, met een maximum van veertien dagen.

§3. Van zodra een tweede aaneengesloten periode van ontlening gestart wordt, wordt de prijs per stuk toegepast per extra dag van ontlening.

Artikel 4: Schade of verlies  

§1. Bij verlies of zware beschadiging van materialen zullen volgende tarieven worden aangerekend: 

Artikel 5: Indexering

De tarieven worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op basis van de evolutie van de gezondheidsindex.

De tarieven worden vermenigvuldigd met een factor:

●        met in de teller de gezondheidsindex die van toepassing was in november van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin het tarief wordt gewijzigd, en

●        met in de noemer de gezondheidsindex die van toepassing was in november 2025.

Artikel 6: Afrondingsregel

Het geïndexeerd tarief wordt afgerond als volgt:

●        Bedragen die eindigen op 1, 2, 3 of 4 eurocent worden afgerond naar het lagere veelvoud van 10 cent.

●        Bedragen die eindigen op 5, 6, 7, 8 of 9 eurocent worden afgerond naar het hogere veelvoud van 10 cent.

Artikel 7: Wijze van betaling

§1. De retributie moet volledig afgerekend zijn binnen de dertig dagen na toezending van de factuur.

§2. De ontlener kan niet opnieuw gebruik maken van de uitleendienst zolang er een factuur open staat en onbetaald is.

§3. Bij gebrek aan betaling zal het bedrag via een gerechtelijke procedure worden geïnd.