Bart Ceulemans Geert Vermunicht Katia Groenwals Dorien Van Opstal Tania Vrindts Vincent Laeremans Karolien Laeremans Nanini Van Coillie Marc Bruynseels Hilde Van Looy Gust Van den Bruel Jasper Van den Wouwer Joost Verhaegen Ria Van den Eynde Dries Van Hoof Anja Leflot Elias De Wever Kristina Van den Heuvel Jef Verduyckt Elien Bergmans Geert Vermunicht Katia Groenwals Dorien Van Opstal Tania Vrindts Vincent Laeremans Karolien Laeremans Nanini Van Coillie Marc Bruynseels Hilde Van Looy Gust Van den Bruel Jasper Van den Wouwer Joost Verhaegen Dries Van Hoof Anja Leflot Elias De Wever Kristina Van den Heuvel Jef Verduyckt Elien Bergmans Hilde Van Looy Elias De Wever Elien Bergmans Joost Verhaegen Tania Vrindts Anja Leflot Jasper Van den Wouwer Dries Van Hoof Karolien Laeremans Kristina Van den Heuvel Jef Verduyckt Geert Vermunicht Dorien Van Opstal Gust Van den Bruel Vincent Laeremans Nanini Van Coillie Marc Bruynseels Katia Groenwals aantal voorstanders: 15 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 3 Goedgekeurd
Feiten en context
● 17 juni 2024: Beslissing gemeenteraad over het goedkeuring reglement uitlenen materiaal lokaal bestuur.
● Er wordt momenteel gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw kader voor evenementen. In dit kader wordt het uitleenreglement herzien. De ontlening van gemeentelijke materialen zal ook losgekoppeld worden van de aanvraagprocedure voor evenementen.
Juridische gronden
● 22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 40 en 41.
Argumentatie
Categorisering van organisatoren
In het nieuwe reglement worden organisatoren ingedeeld in verschillende categorieën. Deze indeling bepaalt de toegang tot het gemeentelijk uitleenaanbod en de bijhorende tarieven. Organisatoren en individuen die niet behoren tot één van de vastgelegde categorieën kunnen geen gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst.
Toegevoegde categorieën:
● Partners van het lokaal bestuur
● Parochies
● Niet-erkende Hulshoutse verenigingen
● Lokale ondernemers
Geschrapte categorie:
● "Iedere Hulshoutse organisator"
Uitlenen op basis van beschikbaarheid
Er wordt gemeentelijk materiaal ter beschikking gesteld aan organisatoren, onder voorbehoud van beschikbaarheid. Dit impliceert het principe 'op is op'.
Uitleen aan buurgemeenten
Buurgemeenten zijn gemeenten die grenzen aan het grondgebied van Hulshout.
Het nieuwe reglement voorziet dat bepaalde materialen nog steeds gratis kunnen worden uitgeleend aan buurgemeenten, uitsluitend voor eigen gebruik. De selectie is beperkt tot materialen die bijdragen aan de veiligheid van evenementen, zoals nadar, Heras en kabelbruggen. Dit met het oog op het behoud van een goede verstandhouding met de omliggende gemeenten.
In het nieuwe reglement is opgenomen dat andere categorieën voorrang krijgen op buurgemeenten bij materiaalontlening.
Materialen
Toegevoegde materialen
● Kabelbruggen: essentieel voor de veiligheid op evenementen. De aankoop van dit materiaal is voorzien na de goedkeuring van het nieuwe meerjarenplan.
● Partytenten: al in gebruik, maar was tot op heden niet opgenomen in een reglement. Vanaf nu zullen de partytenten mee opgenomen worden in het uitleenreglement en zullen ze gestockeerd worden bij de Technische Dienst. Dit werd al afgestemd met dienst Wonen en Werken.
Geschrapte materialen
● Beamer: bij nazicht blijkt hier geen vraag naar te zijn
● Banners, kaartlezers, tablets voor registratie UiTPAS: bij nazicht blijkt hier gaan vraag naar te zijn. Bijkomend is uitlenen voor een korte periode niet zinvol aangezien clubs en verenigingen die aangesloten zijn bij de UiTPAS dit materiaal in principe het hele jaar zouden moeten kunnen gebruiken. Dit materiaal aanbieden voor langdurige uitlening aan alle clubs en verenigingen is operationeel niet haalbaar.
Aanvraagtermijn
Een aanvraag kan ingediend worden ten vroegste 1 jaar en ten laatste 3 weken voor het evenement. Afgestemd met dienst Wonen en Werken.
Tarieven
Via het nieuwe reglement zullen bepaalde tarieven worden aangerekend. De tarieven zijn opgenomen in het retributiereglement en variëren per categorie en type materiaal. De praktische uitwerking van de facturatie moet nog verder afgestemd worden met de dienst Financiën
Ontleningsperiode
Een periode van ontlening bedraagt 14 dagen. De tarieven die worden aangerekend zijn per stuk en geldig voor één periode van ontlening. Een organisator kan zijn ontlening eenmaal verlengen voor maximaal nog eens 14 dagen. Maar van zodra een tweede aaneengesloten periode van ontlening gestart wordt, wordt de prijs per stuk toegepast per extra dag van ontlening.
Levering en ophaling
De levering en ophaling gebeurt in samenspraak met de organisator. Bij levering en ophaling is minstens één iemand van de organisatie aanwezig die kan assisteren bij het laden en lossen. Als meer hulp nodig is, zal de Technische Dienst dit op voorhand aangeven aan de organisator.
Aansprakelijkheid is in dit geval juridisch afgedekt.
Schade en verlies
Bij zware schade of verlies zullen er schadetarieven worden aangerekend. Deze zijn opgenomen in het retributiereglement. De redenering achter de tarieven is de volgende:
● Bij kleinere materialen: +-50% van de aankoopprijs
● Grotere materialen: volledige nieuwprijs
● Podiumwagen: herstellingskosten via een offerte aangevraagd door de gemeente. Dit omdat de schade zeer uitleenlopend kan zijn.
Sancties
De ontlener kan niet opnieuw gebruik maken van de uitleendienst zolang er een factuur open staat en onbetaald is.
Wie de regels van het uitleenreglement overtreedt, wordt uitgesloten van het ontlenen van de gemeentelijke materialen voor het lopende en komende jaar geteld vanaf de eerste dag van het laatste uitleenmoment.
Financiële weerslag
Het nieuwe reglement voorziet in de invoering van tarieven voor bepaalde categorieën van ontleners, waardoor er voortaan inkomsten gegenereerd zullen worden. Tot op heden werden de materialen kosteloos ter beschikking gesteld.
De financiële gevolgen worden opgenomen in het meerjarenplan 2026-2031.
BESLUIT: 15 stemmen voor: Anja Leflot, Elien Bergmans, Joost Verhaegen, Karolien Laeremans, Vincent Laeremans, Hilde Van Looy, Elias De Wever, Gust Van den Bruel, Dorien Van Opstal, Tania Vrindts, Geert Vermunicht, Kristina Van den Heuvel, Dries Van Hoof, Jasper Van den Wouwer en Jef Verduyckt
3 stemmen tegen: Nanini Van Coillie, Marc Bruynseels en Katia Groenwals
0 onthoudingen
Motivatie stem tegen Nanini Van Coillie: Voor de ganse Vlaams Belang fractie: Wij kunnen dit reglement niet goedkeuren omdat niet erkende Hulshoutse verenigingen worden uitgesloten van het lenen van gemeentelijke materiaal zoals partytenten en ander materiaal. Ook deze verenigingen brengen mensen samen, organiseren activiteiten en zetten zich in voor het dorp. Het uitsluiten van deze groepen staat haaks op de woorden over participatie, betrokkenheid en dorpsleven die vaak worden benadrukt. Een gemeente moet verbinden en ondersteunen en niet uitsluiten.
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het uitleenreglement Hulshout goed. Het reglement zal ingevoerd worden van zodra de nieuwe uitleenmaterialen geleverd zijn.
UITLEENREGLEMENT HULSHOUT
Artikel 1: Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
● Erkende vereniging: Een erkende vereniging is een vereniging die voldoet aan de voorwaarden van het erkenningsreglement.
● Organisator: Een organisator is een persoon, groep of entiteit die verantwoordelijk is voor het plannen, coördineren en uitvoeren van een evenement, bijeenkomst, activiteit of project. Verder in het reglement worden organisatoren opgedeeld in verschillende categorieën.
● Partners: Organisaties die een samenwerkingsverband hebben met het lokaal bestuur en rechtstreeks op uitdrukkelijke vraag van het college van burgemeester en schepenen een activiteit/evenement organiseren.
● Podiumelementen: Podiumelementen zijn losse elementen die verbonden worden met elkaar om zo een podium te vormen. Een podium is een verhoging waarop mensen kunnen gaan staan als ze iets over te brengen hebben op een publiek, bijvoorbeeld een toespraak, preek, of optreden, zodat ze voor het hele publiek zichtbaar zijn.
● Overdekte podiumwagen: Een overdekte podiumwagen is een mobiel podium dat is uitgerust met een overkapping of dak om bescherming te bieden tegen weersinvloeden zoals regen of zonlicht. Deze wagen is bedoeld voor gebruik bij buitenoptredens, festivals, evenementen en andere gelegenheden waar een tijdelijk podium nodig is.
● Parochies: organisaties die verbonden zijn aan een parochie of een gelijkaardige eenheid binnen een andere geloofsgemeenschap.
● Buurgemeenten: gemeenten die grenzen aan het grondgebied van Hulshout.
● Lokale ondernemers: Ondernemers uit Hulshout, Houtvenne of Westmeerbeek die een gratis event organiseren dat publiek toegankelijk is voor de bevolking. Bijvoorbeeld: open bedrijvendag.
● Periode van ontlening: één periode van ontlening omvat maximaal 14 dagen. Een ontlener kan maximaal twee aaneengesloten periodes materiaal ontlenen.
Artikel 2: Toepassingsgebied
§1. Het lokaal bestuur stelt materiaal ter beschikking aan organisatoren, voor zover het beschikbaar is. Voor de toepassing van dit reglement worden organisatoren ingedeeld in volgende categorieën:
Categorie A | ● Diensten van de gemeente, het OCMW, de Welzijnsvereniging en het AGB. ● Partners van het lokaal bestuur ● Erkende gemeentelijke adviesraden |
Categorie B | ● Scholen uit Hulshout, Houtvenne en Westmeerbeek ● Ouderverenigingen verbonden aan scholen |
Categorie C | ● Erkende Hulshoutse verenigingen ● Parochies uit Hulshout, Houtvenne en Westmeerbeek |
Categorie D | ● Niet erkende Hulshoutse verenigingen |
Categorie E | ● Buurgemeenten (voor eigen gebruik) |
Categorie F | ● Lokale ondernemers |
§2. Alle organisatoren en individuen die niet toebehoren tot één van bovenstaande categorieën kunnen geen aanspraak maken op het uitlenen van de gemeentelijke materialen.
Artikel 3: Uitleenmaterialen
§1. Het uitleenmateriaal wordt volgens onderstaand schema aan de gebruikers ter beschikking gesteld:
| Cat. A | Cat. B | Cat. C | Cat. D | Cat. E | Cat. F |
Partytent | Ja | Ja | Nee | Nee | Nee | Nee |
Nadar | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Herashek | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Kabelbrug | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Tooghanger | Ja | Ja | Ja | Nee | Nee | Nee |
Podiumelement | Ja | Ja | Ja | Nee | Nee | Nee |
Podiumtrap | Ja | Ja | Ja | Nee | Nee | Nee |
Overdekte podiumwagen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Receptietafel | Ja | Ja | Ja | Nee | Nee | Nee |
§2. Het materiaal wordt alleen uitgeleend voor activiteiten of evenementen die op grondgebied van Hulshout plaatsvinden, met uitzondering van buurgemeenten die ontlenen voor eigen gebruik.
§3. Bepaalde materialen kunnen uitgeleend worden aan buurgemeenten, maar de ontlening kan pas drie weken op voorhand definitief bevestigd worden aangezien organisatoren uit de andere categorieën voorrang krijgen.
Artikel 4: Procedure
§1. Een organisator dient op eigen initiatief een aanvraag in via het online aanvraagformulier op de gemeentelijke website.
§2. Een geldige aanvraag moet ten vroegste 1 jaar en ten laatste 3 weken voor de activiteit / het evenement digitaal ingediend worden.
§3. Er kan per activiteit / evenement steeds maar één organisator een aanvraag doen.
§4. De dienst Vrije Tijd bezorgt een bevestigingsmail ter ontvangst van de aanvraag.
§5. De aanvragen worden behandeld in volgorde van indiening, met uitzondering de aanvragen van buurgemeenten aangezien organisatoren uit de andere categorieën voorrang krijgen.
§6. De organisator krijgt per e-mail een toelating of weigering over de ontlening van het materiaal. In geval van bevestiging wordt de betaalinformatie meegestuurd.
§7. De ontlening van het materiaal wordt beperkt tot de afgesproken en opgegeven periode.
Artikel 5: Tarieven
§1. Alle tarieven voor de ontlening van het materiaal worden door de gemeenteraad vastgelegd in een retributiereglement.
Artikel 6: Levering en ophaling
§1. Het materiaal wordt geleverd en opgehaald door het lokaal bestuur volgens de planning van de Technische Dienst, uiterlijk op de gevraagde datum.
§2. De locatie voor het leveren en ophalen van het materiaal wordt via het online aanvraagformulier meegedeeld.
§3. De organisator zorgt ervoor dat het lokaal bestuur de materialen vlot kan leveren en ophalen. Er moet een vlotte doorgang zijn tot aan de plaats van levering en ophaling.
§4. De levering en ophaling gebeurt in samenspraak met de organisator. Bij levering en ophaling is minstens één iemand van de organisatie aanwezig die kan assisteren bij het laden en lossen. Als meer hulp nodig is, zal de Technische Dienst dit op voorhand aangeven aan de organisator.
§5. De organisator staat in voor de bewaking en een veilige stalling tijdens de duur van de opgegeven en afgesproken ontlening.
§6. Het lokaal bestuur staat alleen in voor het leveren en ophalen van het materiaal. Zij staat niet in voor opbouw, afbraak en dergelijke meer, met uitzondering van de overdekte podiumwagen. Voor de plaatsing van de overdekte podiumwagen moet er rekening gehouden worden met bijkomende richtlijnen wat betreft de afmetingen van de leverlocatie:
● Er moet een vrije doorgang zijn tot bij de leverlocatie van minimaal 3 m breedte en 4 m hoogte.
● Er moet voldoende ruimte zijn op de leverlocatie om te kunnen manoeuvreren: +- 18 m.
● De ondergrond van de leverlocatie moet een gewicht van minimaal 2000 kg kunnen dragen.
● Opengeklapt neemt de podiumwagen minimaal 33 m² in beslag.
○ Breedte: 6,25 m
○ Diepte: 5,30 m
§7. Bij de ophaling zorgt de organisator dat het materiaal klaar staat in de staat waarin het werd afgeleverd. De podiumwagen wordt door het lokaal bestuur open- en dichtgeklapt.
Artikel 7: Gebruiksvoorwaarden
§1. De organisator verklaart alle materialen en toebehoren correct en zorgvuldig te gebruiken.
§2. Alle schriftelijke en/of mondelinge richtlijnen over het gebruik moeten strikt worden nageleefd.
§3. De burgemeester kan beslissen om bij bepaalde weersvoorspellingen de overdekte podiumwagen niet te ontlenen, omwille van veiligheidsrisico’s, of deze te plaatsen zonder zeilen.
§4. Het gebruik van de materialen valt volledig onder de verantwoordelijkheid en op risico van de organisator.
§5. De organisator verbindt zich ertoe het ontleende materiaal in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden.
§6. Het materiaal moet voor het gebruik gecontroleerd worden. Eventuele beschadigingen of tekortkomingen die de ontlener vaststelt, moeten dan per direct gesignaleerd worden aan de hand van foto's via evenementen@hulshout.be.
§7. Eventuele beschadigingen of tekortkomingen die opgelopen worden tijdens of na de activiteit moeten gemeld worden via evenementen@hulshout.be.
§8. De ontlener is aansprakelijk voor de staat en eventuele (onherstelbare) schade of verlies van de ontleende materialen. Als het uitleenmateriaal gereinigd, hersteld of vervangen moet worden, zullen de kosten hiervoor gefactureerd worden. Dit gebeurt in overeenstemming met de retributie opgenomen in het retributiereglement. Zelf herstellen van het ontleende materiaal is verboden.
§9. De ontlener kan niet opnieuw gebruik maken van de uitleendienst zolang er een factuur open staat en onbetaald is.
§10. Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik of misbruik van het ontleende materiaal.
Artikel 8: Controle
§1. Alle gebruikers worden geacht dit reglement te kennen en na te leven. Het overtreden van de hiervoor vermelde regels leidt tot uitsluiting van het ontlenen van de gemeentelijke materialen voor het lopende en komende jaar geteld vanaf de eerste dag van het laatste uitleenmoment.
§2. De ontlener krijgt in geval van uitsluiting een mail waarin de periode van uitsluiting duidelijk vermeld wordt.
Artikel 9: Betwistingen
§1 Bij betwisting over de ontlening van materiaal, kan de organisator een bezwaarschrift richten aan het College van Burgemeester en Schepenen. De organisator moet dit doen via het secretariaat@hulshout.be.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.