Feiten en context

●        Het lokaal bestuur stelt vergaderzalen ter beschikking aan groepen die rechtstreeks verband houden met de organisatie en werking van het lokaal bestuur en  haar bestuursorganen.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 41.

Argumentatie

Met het ter beschikking stellen van vergaderaccommodatie aan groepen die rechtstreeks verband houden met de organisatie en werking van het lokaal bestuur en  haar bestuursorganen, vult het lokaal bestuur een behoefte in.

Goede afspraken maken goede vrienden, vandaar een minimale regeling voor het gebruik van de vergaderfaciliteiten.

Financiële weerslag

Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het gebruiksreglement voor de vergaderzalen van het lokaal huis goed.

Het gebruiksreglement als bijlage maakt integraal deel uit van dit besluit.

GEBRUIKSREGLEMENT VERGADERZALEN LOKAAL HUIS

Artikel 1:

Dit reglement regelt het gebruik van de vergaderzalen van lokaal huis site Dorp en lokaal huis site Ter Nethe en geldt vanaf 1 april 2026 tot en met 31 december 2031.

Artikel 2: Zalen

Volgende zalen kunnen gebruikt worden:

●        Lokaal huis Het Dorp

○        Raadzaal: 23 personen

○        Lokaal Wonen en werken 1: 10 personen

○        Lokaal Wonen en werken 2: 6 personen

●        Lokaal huis Ter Nethe

○        raadzaal: 12 personen

Artikel 3: Doel

Het gebruik van de vergaderzalen van lokaal huis site Dorp en lokaal huis site Ter Nethe is beperkt tot het organiseren van vergaderingen die rechtstreeks verband houden met de organisatie en werking van het lokaal bestuur en  haar bestuursorganen.

Artikel 4: Gebruikers

Dit reglement geldt voor de gebruikers die vallen onder één van de hierna genoemde categorieën en die een vergaderzaal van Lokaal huis Het Dorp en Lokaal huis Ter Nethe willen gebruiken.

●        Categorie A: gemeente en OCMW Hulshout, Welzijnsvereniging Ter Nethe, AGB Sport Hulshout, erkende Hulshoutse adviesorganen voor het uitvoeren van hun basisopdracht advisering.

●        Categorie B: de fracties die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad voor het voorbereiden van de vergaderingen van de bestuursorganen.

Artikel 5: Reserveren

De gebruikers van categorie A reserveren de vergaderzaal via de medewerker die de vergadering bijwoont.

De gebruikers van categorie B reserveren de vergaderzaal via het secretariaat.

De reserveringen verlopen via e-mail met een duidelijk opgave van de dagen en uren en eventuele audiovisuele materialen.

De reservering wordt gemaakt in volgorde van aanvraag. Bij gelijke aanvragen, bemiddelt het secretariaat om een oplossing te verkrijgen. Reserveren kan maximaal één jaar vooraf.

Er is geen gebruiksovereenkomst nodig. Met het reserveren van een vergaderzaal verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen van het gebruiksreglement.

Artikel 6: Annuleren

De gemeente heeft steeds het recht om verleende toezeggingen te wijzigen of in te trekken als een gegronde reden zoals redenen van veiligheid, openbare orde en algemeen belang kan worden ingeroepen. Hiervoor kan geen schadevergoeding gevraagd worden.

Een annulering door de gebruiker moet steeds via mail gebeuren.

Artikel 7:

De gebruiker kan in geen geval het gereserveerde, geheel of gedeeltelijk onderverhuren of overdragen aan derden of het gebruik aan derden toestaan. Bij overtreding wordt de aanvrager tijdelijk of definitief uitgesloten van gebruik van de vergaderzaal. Het uitvoerend orgaan beslist hierover.

Artikel 8: Gebruik

Elke gebruiker is eindverantwoordelijke voor zijn activiteit. Hij mag aan de lokalen geen andere bestemming geven dan die waarvoor het gebruik werd toegestaan.

Elke gebruiker is verantwoordelijk dat er geen overlast berokkend wordt aan activiteiten die op hetzelfde moment in andere delen van het gebouw of in de omgeving plaatsvinden.

De gebruiker is verantwoordelijk voor al wat er zich tijdens het gebruik met het gebouw en de inboedel kan voordoen en voor de bewaking van de lokalen.

De gebruikers engageren zich om uitsluitend de ter beschikking gestelde ruimtes te gebruiken: nl. de inkomhal, (de trap naar de verdieping, de hal boven) het lokaal, de toiletten en de keuken. De kantoren zijn niet toegankelijk voor de gebruikers.

Artikel 9: Sleutels / toegangsbadges

Voor het afhalen van sleutels en/of toegangsbadges moet de gebruiker afspraken maken met het lokaal bestuur. Sleutels en/of toegangsbadges kunnen slechts een dag vooraf opgehaald worden en moeten de eerstvolgende werkdag na de activiteit terugbezorgd worden.

De gebruikers van categorie A worden toegelaten tot de vergaderzaal van het lokaal bestuur via de medewerker die de vergadering bijwoont.

De gebruikers van categorie B halen de sleutels en/of toegangsbadges van de vergaderzaal via het secretariaat of onthaal.

Artikel 10: Technische ondersteuning

Er is geen technische ondersteuning voor het gebruik van de vergaderzalen of de audiovisuele middelen.

Artikel 11: Catering

Koffie, thee en water staat kosteloos ter beschikking van de gebruiker.

Artikel 12: Opruimen / schoonmaak

Onmiddellijk na de activiteit moet al het materiaal dat geen eigendom is van het lokaal bestuur verwijderd worden. De zaalindeling moet in zijn oorspronkelijke staat worden teruggebracht.

Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor achtergelaten materialen, voor mogelijke beschadiging of voor diefstal.

De gebruikte ruimtes moeten opgeruimd en, als het nodig is, uitgeborsteld zijn. Alle tafels en stoelen moeten proper zijn, eventuele vaat moet in de keuken verzameld zijn.

Indien het personeel van het lokaal bestuur extra schoonmaak moet uitvoeren, worden hiervoor kosten aangerekend.

Artikel 13: Afval

Alle afval moet gesorteerd en gedeponeerd worden in de daartoe voorziene vuilnisbakken of vuilniszakken.

Artikel 14: Afsluiten

Na afloop van de activiteit moet de gebruiker de lichten doven, alle toestellen uitschakelen, alle deuren slotvast maken en eventuele alarminstallatie inschakelen.

Artikel 15: Schade

De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw en inboedel die door zichzelf, zijn medewerkers, de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit of derden zijn aangebracht. De gebruiker moet, onmiddellijk na het voorvallen van de schade, de feiten aan het lokaal bestuur melden.

Aangenomen wordt dat het gebouw en zijn inboedel, elk lokaal en het materiaal dat ter beschikking werd gesteld in goede staat is bij aanvang van de activiteit. Als de gebruiker voor aanvang van de activiteit schade vaststelt, dan moet hij dat vóór aanvang van de activiteit via mail melden aan het secretariaat aan de hand van foto’s. Als na de activiteit schade wordt vastgesteld, kan de schade aangerekend worden aan de gebruiker. Het uitvoerend orgaan beslist hierover.

Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard die ontstaat naar aanleiding van de toegestane activiteiten of van het toegestane gebruik van de lokalen en/of uitrusting.

Artikel 16: Veiligheids- en verbodsbepalingen

De gebruiker zorgt dat een vlotte toegang en doorgang gewaarborgd blijft. Het is verboden in-, uit- en nooduitgangen slotvast te maken of te versperren tijdens activiteiten. Het is eveneens verboden de noodverlichting uit te schakelen.

Het maximale aantal toegelaten personen mag niet overschreden worden.

In alle lokalen van het lokaal bestuur geldt een strikt rookverbod.

Het is niet toegestaan bijkomende verwarmingsinstallaties en -toestellen te plaatsen, brandende kaarsen of extra kookmateriaal ter bereiding van warme maaltijden te gebruiken, tenzij anders afgesproken met het lokaal bestuur.

Het niet naleven van veiligheidsregels of aanwijzingen van het lokaal bestuur, brandweer of politie kan de onmiddellijke verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben.

Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, panelen, vloeren te beschadigen, te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel worden voorzien.

Artikel 17: Overtredingen

Het overtreden van het gebruiksreglement kan aanleiding geven tot het tijdelijk of definitief uitsluiten van gebruik van de vergaderzalen of tot het vergoeden van kosten. Het uitvoerend orgaan beslist hierover.

Artikel 18: Slotbepaling

Alle praktische afspraken die niet in dit reglement zijn opgenomen, worden met het lokaal bestuur gemaakt. Dit kan zowel mondeling of via handleidingen zijn.