Feiten en context

●        29 april 2013: Gemeenteraadsbeslissing over het huishoudelijk reglement vrijetijdsactiviteiten.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 41.

Adviezen

●        13 november 2025: Positief advies jeugdraad.

Argumentatie

Het vernieuwde reglement voor speelpleinwerking en uitstappen is inhoudelijk versterkt, digitaal afgestemd en juridisch geactualiseerd. Het biedt een helder kader voor ouders, kinderen en begeleiders, met aandacht voor veiligheid, inclusie en administratieve efficiëntie. De werking sluit nu beter aan bij de hedendaagse verwachtingen rond inschrijving, privacy en begeleiding.

Financiële weerslag

Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor gemeentelijke speelpleinwerking en uitstappen vanaf 1 januari 2026 goed:

HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE SPEELPLEINWERKING EN UITSTAPPEN

Artikel 1: Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

●        Speelpleinwerking: door de gemeente georganiseerde of erkende vrijetijdswerking voor deelnemende kinderen, die tijdens vakantieperiodes een laagdrempelig, speels en educatief aanbod voorziet.De werking heeft als doel een veilige, inclusieve en uitdagende speelomgeving te creëren waar deelnemers tussen 2,5 en 12 jaar kunnen spelen, ontdekken en sociale vaardigheden ontwikkelen onder begeleiding van opgeleide animatoren of begeleiders.

●        Uitstappen: zijn activiteiten die door het lokaal bestuur of een door het lokaal bestuur erkende organisator worden ingericht buiten de vaste locatie van de reguliere werking met als doel kinderen een educatieve, culturele, sportieve of ontspannende ervaring te bieden binnen een veilige en begeleide omgeving.

Artikel 2: Toepassingsgebied

§1. Dit reglement bepaalt de rechten en plichten van deelnemers van de gemeentelijke speelpleinwerking en uitstappen. Het heeft als doel om de deelname aan deze activiteiten vlot, correct en aangenaam te laten verlopen voor iedereen. Deelname aan de gemeentelijke speelpleinwerking of uitstappen houdt ook de aanvaarding en naleving van dit huishoudelijk reglement in.

§2. De speelpleinwerking is toegankelijk voor deelnemers van 2,5 tot 12 jaar.

§3. De uitstappen zijn toegankelijk voor specifieke leeftijdscategorieën vermeld in de communicatie en promotie.

Artikel 3: Openingsdagen en -uren speelpleinwerking

§1. De speelpleinwerking is open tijdens de zomerperiode op de vooraf gecommuniceerde openingsdagen van 09.00 uur tot 16.00 uur.

§2. Er is geen speelpleinwerking voorzien tijdens de weekends, feestdagen en op de dagen buiten de opgegeven openingsdagen.

Artikel 4: Voor- en na-opvang speelpleinwerking en uitstappen

Er wordt voor- en na-opvang voorzien voor de speelpleinwerking en de uitstappen. De openingsuren worden vooraf gecommuniceerd via de gemeentelijke communicatiekanalen.

Artikel 5: Registratie en inschrijven

§1. Registratie

Voor deelnemers aan een uitstap of speelpleinwerking, moet er éénmalig een gezinsaccount aangemaakt worden via het digitale platform. De deelnemende kinderen worden aan dit gezinsaccount toegevoegd. De gevraagde informatie wordt op een correcte manier ingevuld zodat er een informatiefiche beschikbaar is voor elke deelnemer. De administratie kan ondersteuning geven bij de registratie.

§2. Inschrijven

Het is verplicht vooraf in te schrijven voor de speelpleinwerking en de uitstappen. Deze inschrijving gaat via het digitale platform. De administratie kan ondersteuning geven bij de inschrijving.

Artikel 6: Prijs

Alle bepalingen in verband met het vastleggen van tarieven en annuleringen zijn vastgesteld in het retributiereglement speelplein en uitstappen voor 2026 tot en met 2031.

Artikel 7: Verzekering

§1. De deelnemers en monitoren zijn verzekerd bij lichamelijke ongevallen en voor burgerlijke aansprakelijkheid. De polissen kunnen ter inzage opgevraagd worden.

§2. Voor de terugvordering van dokterskosten als gevolg van een ongeval tijdens het speelplein, kunnen de ouders/voogd op het speelplein bij de administratie het gebruikelijke formulier verkrijgen.

§3. Bij beschadiging of verlies van materiaal (bril, jas, speelgoed, ...) is het speelplein niet aansprakelijk en kunnen bijgevolg geen kosten verhaald worden via de verzekering.

Artikel 8: Rechten en plichten van deelnemers

§1. De deelnemers aan de speelpleinwerking mogen gebruikmaken van het terrein en het materiaal dat beschikbaar wordt gesteld door de monitoren.

§2. De deelnemers behandelen de lokalen, het materiaal, de beplanting en dergelijke met respect en leven alle afspraken correct na.

§3. Deelnemers mogen geen zaken of materialen meebrengen die als gevaarlijk kunnen worden beschouwd. Als dit toch gebeurt, worden deze materialen tijdens de activiteit door de monitoren in bewaring genomen.

§4. De deelnemers mogen het speelplein niet voor het normale einde van de activiteiten verlaten.

§5. De deelnemers die vroeger dan gewoonlijk of na het einde van de activiteiten zelfstandig naar huis mogen, moeten dit op voorhand meedelen aan de administratie via vrijetijd@hulshout.be of het digitale platform.

§6. De deelnemers aanvaarden het gezag van de aangestelde monitoren en administratie. Na herhaaldelijke klachten of hinder van een deelnemer, kan de administratie deze de toegang tot het speelplein ontzeggen. De reden zal in dat geval aan de ouders/voogd gemotiveerd worden.

§7. In geval van moedwillige beschadiging van terreinen, lokalen of spelmateriaal door de deelnemers, kunnen de ouders/voogd verzocht worden de schade te vergoeden.

§8. Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor zijn persoonlijke spullen. Daarom wordt aangeraden alles te naamtekenen. Het speelplein is niet verantwoordelijk voor verloren of gestolen kledij of voorwerpen.

§9. Bij inschrijving moet volgende noodzakelijke informatie altijd vermeld worden via het digitale platform: - noodcontacten

- ophaalcontacten, anders wordt het deelnemende kind niet meegegeven;

- alle medische informatie zoals allergieën moeten ook via de informatiefiche op het digitale platform uitgebreid vermeld worden.

De persoonsgegevens voor de sport-, jeugd-, bibliotheek- en cultuurwerking van de gemeente worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens ), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad over de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en over het vrij verkeer van die gegevens).

Met betrekking tot deze personen worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele e-mailadressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor de sport-, jeugd-, bibliotheek- en cultuurwerking.

1. Een gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met dit account kan de ouder/voogd online inschrijven op de activiteiten van de sport-, jeugd-, bibliotheek- en cultuurwerking en na betaling wordt de inschrijvingsbevestiging naar het opgegeven mailadres verzonden.

2. Door in te loggen op het account kan de ouder/voogd persoonlijke gegevens verifiëren en aanpassen, online inschrijvingen bekijken en fiscale attesten verkrijgen.

3. Ouders/voogd hebben altijd een inzage- en correctierecht. Alle vragen of opmerkingen kunnen bezorgd worden via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België.

Artikel 10: Foto’s

Af en toe zullen tijdens de speelpleinwerking foto’s worden genomen. Als er geen foto’s van de deelnemer mogen gepubliceerd worden (folders, website …), moet dit gemeld worden aan de administratie via de informatiefiche op het digitale platform.

Artikel 11: Klachten

§1. Klachten kunnen in eerste instantie worden gemeld aan de hoofdverantwoordelijke van de activiteit per mail via vrijetijd@hulshout.be. De hoofdverantwoordelijke zal de klacht bekijken en eventuele acties ondernemen.

§2. Wanneer geen consensus wordt bereikt, kunnen de deelnemers of de ouders/voogd de klacht via het klachtenformulier op de gemeentelijke website overmaken. De klacht wordt dan behandeld volgens het klachtenreglement. De ouders/voogd zullen vervolgens schriftelijk op de hoogte worden gesteld van de besluitvorming.