Nanini Van Coillie Hilde Van Looy Reggy Janssens Marc Bruynseels Karolien Laeremans Geert Vermunicht Anja Leflot Katia Groenwals Jef Verduyckt Elien Bergmans Katrien Haepers Jasper Van den Wouwer Elias De Wever Jean-Paul Thys Dorien Van Opstal Dries Van Hoof Vincent Laeremans Tania Vrindts Joost Verhaegen Kristina Van den Heuvel Bart Ceulemans Gust Van den Bruel Ria Van den Eynde Nanini Van Coillie Hilde Van Looy Reggy Janssens Marc Bruynseels Karolien Laeremans Geert Vermunicht Anja Leflot Katia Groenwals Jef Verduyckt Elien Bergmans Katrien Haepers Jasper Van den Wouwer Elias De Wever Jean-Paul Thys Dorien Van Opstal Dries Van Hoof Vincent Laeremans Tania Vrindts Joost Verhaegen Kristina Van den Heuvel Gust Van den Bruel Joost Verhaegen Elien Bergmans Elias De Wever Tania Vrindts Anja Leflot Vincent Laeremans Karolien Laeremans Kristina Van den Heuvel Jasper Van den Wouwer Geert Vermunicht Hilde Van Looy Jean-Paul Thys Katia Groenwals Dorien Van Opstal Dries Van Hoof Jef Verduyckt Gust Van den Bruel Katrien Haepers Marc Bruynseels Reggy Janssens Nanini Van Coillie aantal voorstanders: 11 , aantal onthouders: 3 , aantal tegenstanders: 7 Goedgekeurd
Feiten en context
● 17 juni 2024: Gemeenteraadsbeslissing over het gebruiksreglement voor de kerkruïne.
Juridische gronden
● 22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 40 en 41.
Argumentatie
Het gebruiksreglement werd herwerkt om de leesbaarheid, werkbaarheid en juridische consistentie te verhogen. De kernprincipes van het gebruik blijven behouden, maar verschillende bepalingen zijn verduidelijkt of geactualiseerd.
1. Aangepaste en verduidelijkte elementen
Openingsuren afgestemd op oorspronkelijke regeling De openingsuren worden opnieuw vastgelegd op dagelijks van 9.00 tot 22.00 uur, zoals in het reglement van 2024. Deze keuze bewaart de continuïteit voor gebruikers en sluit aan bij de serene aard van de site. Er worden geen bijkomende voorwaarden of beperkingen opgelegd.
Procedure vereenvoudigd en afgestemd op digitale werking Aanvragen verlopen via het digitale platform, met een duidelijke lijst van vereiste gegevens. Evenementen met openbaar karakter blijven verplicht via het evenementenloket verlopen.
Verantwoordelijkheid en schade Het reglement bevat een afzonderlijke schadeparagraaf met duidelijke afspraken over vaststelling, herstel en verrekening. De gebruiker wordt aangeraden een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. De bepalingen zijn volledig afgestemd op het retributiereglement 2026, waarin de tarieven voor schade en afvalverwerking zijn vastgelegd.
Opruim en afvalverwerking Het reglement verduidelijkt dat gesorteerd afval door de gebruiker wordt meegenomen. Restafval kan via een DIFTAR-evenementencontainer worden afgevoerd. Achtergelaten afval wordt verrekend volgens het retributiereglement.
Toegankelijkheid en veiligheid De verplichting om toegangsdeuren niet slotvast te maken en doorgangen vrij te houden blijft behouden. Het college kan bijkomende veiligheidsmaatregelen opleggen na advies van politie of brandweer.
Overtredingen en sancties De sancties zijn expliciet omschreven: automatische weigering bij hergebruik, uitsluiting gedurende 18 maanden en intrekking bij strijd met openbare orde of goede zeden.
2. Ongewijzigde kernprincipes
● De Kerkruïne blijft een rustige, historische plek voor kleinschalige culturele en serene activiteiten.
● Fuiven, sportwedstrijden, dierenactiviteiten en commerciële evenementen blijven uitgesloten.
● De infrastructuur wordt verhuurd zoals ze is, zonder bijkomende faciliteiten.
● Alle bepalingen rond tarieven, annulering en elektriciteit blijven geregeld via het retributiereglement infrastructuur vrije tijd.
Financiële weerslag
Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.
Na bespreking,
BESLUIT: 11 stemmen voor: Anja Leflot, Elien Bergmans, Joost Verhaegen, Karolien Laeremans, Vincent Laeremans, Hilde Van Looy, Elias De Wever, Tania Vrindts, Geert Vermunicht, Kristina Van den Heuvel en Jasper Van den Wouwer
7 stemmen tegen: Gust Van den Bruel, Dorien Van Opstal, Jean-Paul Thys, Dries Van Hoof, Katrien Haepers, Jef Verduyckt en Katia Groenwals
3 onthoudingen: Reggy Janssens, Nanini Van Coillie en Marc Bruynseels
Motivatie stem tegen Gust Van den Bruel: Voor de ganse N-VA fractie: We vinden dat op deze manier de kerkruïne niet ten volle kan benut worden en dat is jammer van alle subsidie die er in gestopt zijn.
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het gebruiksreglement van de kerkruïne vanaf 1 januari 2026 goed:
GEBRUIKERSREGLEMENT KERKRUÏNE
Artikel 1: Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Activiteit: een georganiseerde bezigheid of samenkomst, uitgevoerd door een persoon, vereniging of organisatie, met een beperkt of besloten karakter (dus niet openbaar toegankelijk), gericht op het uitoefenen van een hobby, het beleven van cultuur, het vieren van een gelegenheid of het uitvoeren van een kleinschalig project. Activiteiten kunnen zowel individueel als in groep plaatsvinden, maar hebben geen publiek of commercieel doel en zijn niet vrij toegankelijk voor het brede publiek.
Evenement: een georganiseerde gebeurtenis met openbaar karakter of met impact op de openbare ruimte, veiligheid of erfgoed. Evenementen zijn vrij toegankelijk voor het brede publiek en hebben een publiek of commercieel doel. Zij moeten minstens twee maanden vooraf via het digitaal evenementenloket aangevraagd worden.
Gebruiker: de persoon, vereniging, organisatie die schriftelijke toestemming heeft gekregen om een activiteit of evenement te organiseren in de Kerkruïne en de infrastructuur gebruikt.
Kerkruïne: de ruïne van de voormalige kerk, gelegen aan de Netestraat 6 in Westmeerbeek. De Kerkruïne omvat uitsluitend de ruïne zelf en niet de omliggende omgeving of de huidige kerk.
Artikel 2: Toepassingsgebied
De gemeente Hulshout wil via dit reglement het gebruik van de Kerkruïne mogelijk maken voor activiteiten en evenementen met respect voor de infrastructuur en de omgeving.
Voor evenementen is een aanvraag via het evenementenloket verplicht. Activiteiten volgen de algemene voorwaarden van dit reglement.
Artikel 3: Activiteiten en evenementen
§1. De Kerkruïne kan gebruikt worden voor activiteiten en evenementen zoals omschreven in artikel 1, o.a. kleinschalige culturele, educatieve of recreatieve activiteiten zoals het maken van fotoreportages, schilder- en tekendagen, voordrachten, serene optredens, openluchtgesprekken, tentoonstellingen en recepties. Deze opsomming is niet limitatief.
§2. Alle activiteiten en evenementen moeten georganiseerd worden met het grootste respect voor de ruïne en de onmiddellijke omgeving. De activiteiten en evenementen mogen geen schade veroorzaken aan de Kerkruïne en omgeving.
§3. Volgende activiteiten en evenementen zijn niet toegestaan:
● sportwedstrijden of intensieve sportactiviteiten (met uitzondering van rustige vormen zoals yoga of pilates).
● activiteiten en evenementen waarbij dieren betrokken zijn.
● luidruchtige evenementen of feesten met versterkte muziek of dans, zoals fuiven of bals. De muziek mag niet luider worden afgespeeld dan wat redelijk is voor achtergrondmuziek en mag in geen geval aanleiding geven tot geluidshinder. De geldende geluidsnormen en bepalingen uit de Politiecodex van de gemeente Hulshout met betrekking tot nachtrust en geluidsoverlast moeten te allen tijde worden gerespecteerd.
§4. De activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden.
Artikel 4: Beperkingen op het gebruik van de infrastructuur
§1. De toegang tot de ruïne is verboden voor dieren, met uitzondering van assistentiehonden.
§2. Het gebruik van elektrische of andere motorvoertuigen, fietsen, steps, skateboards, ballen of gelijkaardige voorwerpen in de infrastructuur is niet toegestaan.
§3. Activiteiten en evenementen in en rond de Kerkruïne kunnen plaatsvinden tussen 9.00 en 22.00 uur. Indien de gebruiker deze uren wenst te overschrijden, is een uitdrukkelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen vereist.
§4. Het plaatsen van een podium met losse podiumelementen is enkel toegestaan op het verhoogde koorgedeelte.
§5. Het is verboden:
● verankeringen in de grond aan te brengen, zowel in als naast de Kerkruïne.
● hekken, muren, vloeren of enig onderdeel van de infrastructuur te bekleden, beplakken, beschrijven of te voorzien van verf, vernis of kleurstoffen.
● eender welk hechtmiddel (zoals lijm of plakband) aan te brengen.
● open vuur te maken, ook niet met vuurkorven of vuurmanden.
§6. Onderverhuring of overdracht van (een deel van) de infrastructuur is niet toegestaan.
§7. Evenementen met een hoog risico op schade, overlast of verstoring van de Kerkruïne en haar omgeving zijn niet toegestaan.
§8. Voor gebruik van het huidige kerkgebouw moet de organisator zelf op eigen initiatief bijkomende afspraken maken met de kerkfabriek.
Artikel 5: Tarieven
Alle bepalingen in verband met het vastleggen van tarieven zijn vastgesteld in het retributiereglement.
Artikel 6: Procedure
§1. Een aanvraag voor het gebruik van de infrastructuur kan ten vroegste één jaar en ten laatste één maand vóór de geplande activiteit worden ingediend bij de gemeente via het digitale platform. De aanvraag bevat minstens: een korte omschrijving van de activiteit, de datum en duur, het aantal deelnemers, een overzicht van de gebruikte materialen en een contactpersoon.
§2. Evenementen met openbaar karakter moeten minstens twee maanden vooraf aangevraagd worden via het digitaal evenementenloket.
§3. Evenementen die plaatsvinden in of rond de Kerkruïne worden getoetst op hun impact op erfgoed, veiligheid en omgeving. De gemeente kan voorwaarden opleggen of de aanvraag weigeren indien de risico’s hierop te groot zijn.
§4. Elke aanvraag wordt vergezeld van een duidelijk plan waarop de opstelling en gebruikte materialen worden aangeduid. Foto’s of schetsen mogen toegevoegd worden ter verduidelijking.
Artikel 7: Annulering
§1. Alle bepalingen in verband met annuleringen zijn vastgesteld in het retributiereglement.
§2. In geval van overmacht zoals bv. plotse hoogdringende (veiligheids)werken of bij rampen, kan het college van burgemeester en schepenen de toestemming intrekken zonder enige schadevergoeding.
Artikel 8: Sleutel
De gebruiker neemt zelf in de week voor de activiteit per mail contact op met de diensten om een afspraak te maken voor het overhandigen van de sleutel en het maken van de nodige praktische afspraken via vrijetijd@hulshout.be .
Artikel 9: Voorzieningen
§1. De gebruiker zorgt zelf (indien nodig) voor sanitaire voorzieningen, tafels, stoelen, tenten (zonder verankering), podiumelementen,…
§2. Elektriciteit is beperkt voorzien. Er kan gebruik gemaakt worden van de evenementenkast op Netestraat volgens de afspraken opgenomen in het retributiereglement op afname elektriciteit bij openbare evenementen.
Artikel 10: Opruim / schoonmaak
§1. De infrastructuur moet in onberispelijke staat worden achtergelaten. De gebruiker is na afloop van de activiteit of het evenement verantwoordelijk voor het opruimen van de ruïnesite en het gesorteerd verwijderen van het verzamelde afval volgens de geldende regelgeving.
§2. De gebruiker neemt het gesorteerde afval na de activiteit of het evenement mee naar huis.
§3. Voor het restafval kan de gebruiker een DIFTAR-evenementencontainer huren via de milieudienst.
§4. Voor opruimen en schoonmaken zijn het gebruik van hogedrukreinigers en zure schoonmaakproducten verboden.
§5. Indien er na afloop van de activiteit of het evenement afval achterblijft, zal dit verrekend worden volgens de bepalingen in het retributiereglement.
Artikel 11: Externe voorschriften en vergunningen
§1. Voor activiteiten en evenementen in of rond de Kerkruïne geldt dat de bescherming van het erfgoed primeert. Het lokaal bestuur behoudt zich het recht voor om aanvragen te weigeren of bijkomende voorwaarden op te leggen wanneer het risico op schade of overlast te groot is.
§2. Voor alle bepalingen over de organisatie van evenementen wordt verwezen naar de evenementengids op www.hulshout.be.
Artikel 12: Veiligheidsmaatregelen
§1. Het gebruik van verwarmingstoestellen en/of (gas)installaties om voedingswaren te bereiden en/of te verwarmen is niet toegestaan.
§2. De gebruiker zorgt ervoor dat een vlotte toegang en doorgang gewaarborgd blijft, ook voor de hulpdiensten. Het is verboden de toegangsdeuren slotvast te maken of te versperren tijdens activiteiten of evenementen.
§3. Het college van burgemeester en schepenen kan bijkomende veiligheidsmaatregelen opleggen na voorafgaandelijk advies van de politie en/of brandweer en de diensten van het Lokaal bestuur Hulshout.
Artikel 13: Verantwoordelijkheid / aansprakelijkheid
§1. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten die plaatsvinden in de gehuurde infrastructuur.
§2. Indien de gebruiker bij de start van de opbouw opvallende beschadigingen aan de Kerkruïne vaststelt, moet hij de diensten hier onmiddellijk - en ten laatste voor de start van de activiteit – digitaal en met de nodige foto’s van op de hoogte te brengen via vrijetijd@hulshout.be
§3. Het Lokaal bestuur Hulshout kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.
§4. Het personeel van het Lokaal bestuur Hulshout heeft te allen tijde toegang tot de ruïnesite om de naleving van dit reglement te controleren.
§5. De gebruiker is aansprakelijk voor alle schade aan de Kerkruïne en haar omgeving en de schade aan derden, welke veroorzaakt worden door en tijdens het gebruik door de gebruiker en door de gebruiker toegelaten personen tijdens zijn activiteit of evenement. De gebruiker wordt aangeraden over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te beschikken voor schade aan derden of aan de infrastructuur. Het lokaal bestuur Hulshout kan bij de aanvraag een bewijs van verzekering vragen.
Artikel 14: Schade
§1. Indien er na afloop van de activiteit of evenement schade is, zal de gebruiker op vraag van het Lokaal bestuur Hulshout aanwezig zijn om de schade vast te stellen. Indien de gebruiker aan deze vraag geen gevolg geeft, zal het Lokaal bestuur Hulshout de schade zelf vaststellen.
§2. Kosten voor herstel worden berekend op basis van een offertevraag en worden volledig verhaald op de gebruiker volgens de bepalingen in het retributiereglement.
Artikel 15: Overtredingen
§1. In geval van overtreding of niet-naleving van het reglement of de niet-betaling van facturen voor verhuur of schade, worden de betreffende gebruikers gedurende 18 maanden uitgesloten als gebruiker van de Kerkruïne. Bij herhaling worden de gebruikers automatisch geweigerd om de Kerkruïne in de verdere toekomst te gebruiken.
§2. Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan vermeld in de aanvraag, leidt tot het verbreken van de overeenkomst.
§3. Indien de activiteit of het evenement in strijd is met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt en/of indruist tegen de bepalingen gesteld in artikel 3, zal de toestemming ingetrokken worden.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.