Feiten en context

●        28 november 2011: Gemeenteraadsbeslissing over het huishoudelijk reglement van zaal De Vloeikens.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 40 en 41.

Argumentatie

Het gebruiksreglement van zaal De Vloeikens werd geactualiseerd met duidelijke definities, een digitale aanvraagprocedure, expliciete veiligheids- en geluidsnormen, en een moderne schade- en afvalregeling. De inhoudelijke werking blijft behouden, maar het reglement is nu juridisch eenduidiger, administratief werkbaarder en beter afgestemd op de huidige praktijk. De inhoudelijke doelstelling blijft behouden: het faciliteren van kleinschalige sociale, educatieve en informatieve activiteiten in een polyvalente ruimte.

Financiële weerslag

Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het gebruiksreglement van de zaal De Vloeikens vanaf 1 januari 2026 goed:

GEBRUIKERSREGLEMENT ZAAL DE VLOEIKENS

Artikel 1. Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

Verhuurder: Lokaal Bestuur Hulshout met als uitvoerder college van burgemeester en schepenen, Prof. Dr. Vital Celenplein 2, 2235 Hulshout

Infrastructuur: Zaal De Vloeikens is een polyvalente ruimte in de Vloeikensstraat 18, 2235 Hulshout

Activiteit: een bijeenkomst of evenement met een sociaal, educatief of informatief karakter dat plaatsvindt binnen de grenzen van het gebouw en zonder hinder voor de omgeving. Toegestane activiteiten zijn onder meer workshops, vergaderingen, babyborrels, familie- en kinderfeestjes, communie- of lentefeesten, etentjes, infosessies en gelijkaardige bijeenkomsten.

Artikel 2. Toepassingsgebied

§1. Dit reglement regelt het gebruik van zaal de Vloeikens voor specifieke activiteiten met respect voor de infrastructuur en omgeving.

Artikel 3. Activiteiten

§1. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de organisatie van de activiteiten die plaatsvinden in de gehuurde infrastructuur.

§2. De volgende activiteiten zijn niet toegestaan:

- luidruchtige evenementen of feesten met versterkte muziek of dans, zoals fuiven, bals, dansfeesten;

- sportieve activiteiten.

§3. De activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden.

Artikel 4. Beperkingen op het gebruik van de infrastructuur

§1. Activiteiten in zaal De Vloeikens kunnen plaatsvinden vanaf 9.00 uur ’s morgens.

§2. Als sluitingsuur geldt de volgende regeling:

- 22.00 uur: alleen achtergrondmuziek wordt nog toegelaten. De muziek mag buiten de zaal niet meer hoorbaar zijn (zie zonale Politiecodex Zuiderkempen over geluidsoverlast ’s nachts);

- 24.00 uur: de bezoekers hebben de zaal verlaten;

- 1.00 uur: de zaal is opgeruimd en afgesloten.

§3. Onderverhuring en overdracht van huur is niet toegestaan.

Artikel 5. Tarieven

Alle bepalingen in verband met het vastleggen van tarieven, annuleringen en waarborg zijn vastgesteld in het retributiereglement infrastructuur vrije tijd.

Artikel 6. Procedure 

§1. Een aanvraag voor het gebruik van de infrastructuur kan ten vroegste één jaar en ten laatste 1 maand vóór de geplande activiteit worden ingediend bij het lokaal bestuur via het digitale platform. De aanvraag bevat minstens: een korte omschrijving van de activiteit, de datum en duur, het aantal deelnemers, een overzicht van de gebruikte materialen en een contactpersoon.

§2. Bij meerdere aanvragen voor dezelfde datum, wordt voorrang gegeven aan de eerst ingediende aanvraag.

Artikel 7. Annulering

§1. Alle bepalingen in verband met annuleringen zijn vastgesteld in het retributiereglement infrastructuur vrije tijd.

§2. In geval van overmacht zoals bv. plotse hoogdringende (veiligheids)werken of bij rampen, kan het college van burgemeester en schepenen de toestemming intrekken zonder enige schadevergoeding.

Artikel 8. Sleutel en controle zaal

§1. De gebruiker volgt de richtlijnen die bezorgd werden bij de bevestiging van de reservatie in functie van toegang en controle van de zaal. 

§2. Vóór het gebruik en de dag erna, wordt er een controle gedaan van de zaal. Als de gebruiker niet aanwezig is, dan wordt de controle geacht uitgevoerd te zijn met akkoord van de gebruiker.

Artikel 9. Praktische afspraken

§1. De gebruiker is vrij in keuze van brouwer. Alle drank moet op het einde van de activiteit uit de zaal verwijderd te worden.

§2. Bij gebruik van de aanwezige muziekinstallatie moet erop worden toegezien dat de geluidsinstallatie niet overbelast raakt en op een verantwoord volume wordt gebruikt.

De muziek mag niet luider worden afgespeeld dan wat redelijk is voor achtergrondmuziek en mag in geen geval aanleiding geven tot geluidshinder. De geldende geluidsnormen en bepalingen uit de zonale Politiecodex Zuiderkempen met betrekking tot nachtrust en geluidsoverlast moeten te allen tijde worden gerespecteerd.

§3. De sasdeuren aan de voorkant van het gebouw moeten dicht gehouden worden, dit om geluidsoverlast naar de buurtbewoners te beperken.

§4. De speelplaats kan, als die niet in gebruik is door de school, gebruikt worden op voorwaarde dat ze proper, netjes en onbeschadigd wordt achtergelaten.

§5. Zowel de zaal als de speelplaats zijn volledig rookvrij. De gebruiker moet hierop toezicht houden.

§6. Het is verboden ramen, deuren, muren, panelen, … te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel worden voorzien.

§7. Er mogen geen auto’s geparkeerd worden op de speelplaats van de school.

§8. Dieren, met uitzondering van assistentiehonden, zijn niet toegelaten in de zaal en op de speelplaats.

Artikel 10. Schoonmaak

§1. De gebruiker staat zelf in voor het grondig reinigen (met water en zeep) en ontruimen van de zaal. Er is schoonmaakgerief aanwezig.

§2. Checklist opruiming / schoonmaak:

- Reinigen van de vloeren in de inkomhal, zaal, keuken, toog, berging en toiletten.

- Keuken: na de activiteit moeten de frigo’s afgezet, gereinigd en opengezet worden.

- Het werkblad van de keuken en toog moet gereinigd worden evenals de oven en het gasvuur.

- De gebruikte glazen, borden en bestek moeten afgewassen worden en op de voorziene plaatsen teruggezet  worden.

- Zaal: alle tafels en stoelen moeten gereinigd worden na gebruik en worden na de activiteit aan de linkse zijde van de zaal bij elkaar gezet.

- Toiletten: de toiletten moeten gereinigd worden.

- Berging en toog: bij gebruik van de tapinstallatie moet de gebruiker de leidingen van de tapkranen op water zetten, dit om gisting in de leidingen te voorkomen.

- Speelplaats school en parkeerterrein zaal moeten vrijgemaakt worden van glasscherven, sigarettenpeuken en ander afval.

- Bij het verlaten van de zaal moet de verwarming op 13°C gezet worden en moeten alle lichten worden gedoofd.

Artikel 11. Afval

§1. De gebruiker heeft 2 opties voor afvalverwijdering:

- De gebruiker neemt zijn afval mee naar huis.

- De gebruiker huurt een DIFTAR-evenementencontainer via de milieudienst.

§2. Als er na afloop van de activiteit afval achterblijft, zal dit verrekend worden volgens de bepalingen in het retributiereglement infrastructuur vrije tijd.

§3. De afvalcontainers van de school mogen niet gebruikt worden.

Artikel 12. Externe voorschriften en vergunningen

§1. Dit reglement maakt integraal deel uit van de toestemming. Elke gebruiker wordt verondersteld dit reglement te kennen. Bij ondertekening van het aanvraagformulier verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement en dat hij er zich volledig aan zal onderwerpen.

§2. De contactgegevens van de vrijwilliger worden in de vergunning vermeld.

§3. Voor alle bepalingen over de organisatie van evenementen wordt verwezen naar de (online) evenementengids op www.hulshout.be .

Artikel 13. Veiligheidsmaatregelen

§1. De gebruiker zorgt ervoor dat een vlotte toegang en doorgang gewaarborgd blijft. Het is verboden in-, uit- en nooduitgangen slotvast te maken of te versperren tijdens activiteiten. Het is ook verboden de noodverlichting uit te schakelen.

§2. Het maximaal aantal toegelaten personen, nl. 200, mag niet overschreden worden.

§3. Het college van burgemeester en schepenen kan bijkomende veiligheidsmaatregelen opleggen na voorafgaandelijk advies van de politie en/of brandweer en de diensten van het Lokaal bestuur Hulshout.

Artikel 14. Verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid

§1. Als de gebruiker bij de ingebruikname van de infrastructuur opvallende beschadigingen aan de infrastructuur vaststelt, moet hij de diensten hier onmiddellijk - en ten laatste voor de start van de activiteit – digitaal en met de nodige foto’s van op de hoogte te brengen via vrijetijd@hulshout.be.

§2. Het lokaal bestuur Hulshout kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.

§3. Het personeel van het lokaal bestuur Hulshout heeft altijd toegang tot de zaal om de naleving van dit reglement te controleren.

§4. De gebruiker wordt aangeraden over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te beschikken voor schade aan derden of aan de infrastructuur. Het lokaal bestuur Hulshout kan bij de aanvraag een bewijs van verzekering vragen.

Artikel 15. Schade en waarborg

§1. Wanneer tijdens of na het gebruik schade, nalatigheid of een onvoldoende reiniging wordt vastgesteld, worden foto’s genomen als bewijs.

§2. In geval van betwisting — alleen als beide partijen aanwezig zijn bij de eindcontrole — ligt de uiteindelijke beslissing bij het college van burgemeester en schepenen of de door het college gemachtigde ambtenaar.

§3. Alle bepalingen i.v.m. schade, kosten ten gevolge van schade én inhouding van waarborg zijn vastgesteld in het retributiereglement.

Artikel 16. Overtredingen

§1. In geval van overtreding van het reglement of de niet-betaling van facturen voor verhuur of schade, worden gebruikers automatisch geweigerd om de zaal De Vloeikens in de toekomst te gebruiken.

§2. Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan vermeld in de aanvraag leidt tot het verbreken van de overeenkomst.

§3. Bij niet naleven van het gebruiksreglement wordt de aanvrager gedurende 18 maanden uitgesloten als gebruiker van de zaal De Vloeikens.

§4. Als de activiteit in strijd is met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt en/of indruist tegen de bepalingen gesteld in artikel 3, zal de toestemming ingetrokken worden.