Voorgeschiedenis
• 18 maart 2019: Gemeenteraadsbeslissing omtrent goedkeuring huishoudelijk reglement gemeente- en OCMW-raad.
• 2 september 2019: Gemeenteraadsbeslissing omtrent goedkeuring aanpassing huishoudelijk reglement gemeente- en OCMW-raad.
Feiten en context
• Tijdens de coronapandemie werd er in het lokaal bestuur Hulshout reeds gebruikt gemaakt van de organisatie van een digitale Gemeente- en OCMW-raad. Tijdens deze periode werd hiervoor een burgemeesterbesluit genomen in het kader van veiligheid. Met de goedkeuring van het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 wordt er in het decreet lokaal bestuur ook de mogelijkheid gegeven om een volledige digitale raad in uitzonderlijke omstandigheden te organiseren, en deze voorwaarden etc. als een addendum op te nemen in het huishoudelijk reglement van de gemeente- en OCMW-raad.
Juridische gronden
• 22 december 2017 en latere wijzigingen: Decreet lokaal bestuur: artikels 20, 41.
• 10 september 2021: Besluit Vlaamse Regering omtrent de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
Na bespreking,
BESLUIT: unaniem
Artikel 1:
De gemeenteraad beslist het addendum bij het huishoudelijk reglement van de gemeente- en OCMW-raad van 2 september 2019 goed te keuren als volgt:
ADDENDUM HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD EN OCMW-RAAD
Digitaal vergaderen Art. 42 In uitzonderlijke omstandigheden (een crisisfase) kan de voorzitter van de gemeenteraad bepalen om een volledig digitale raad te organiseren. | Digitaal vergaderen Art. 42 In uitzonderlijke omstandigheden (een crisisfase) kan de voorzitter van de OCMW-raad bepalen om een volledig digitale raad te organiseren. |
Art. 43 §1 De zitting van de digitale gemeenteraad is enkel live online te volgen door: • De leden van het college en de andere raadsleden en vertrouwenspersoon • De algemeen directeur • Een medewerker van de dienst Bestuursadministratie (secretariaat@hulshout.be) en een technisch medewerker voor online support. • eventueel een deskundige op uitnodiging van de voorzitter.
§2 De link voor de digitale zitting zal via een digitaal vergaderverzoek en via een gewone mail verstuurd worden.
§3 Gelieve ruim op voorhand in te loggen in de vergadering (bij voorkeur 15 minuten voor de aanvang van de zitting). Zo kunnen eventuele problemen tijdig worden verholpen en kan de vergadering op tijd starten.
Gelieve bij het inloggen, als gebruikersnaam enkel uw voor- en achternaam in te typen.
§4 Tijdens de digitale gemeenteraad is het niet toegelaten dat derden/publiek de zitting bijwonen. De vergadering wordt live gestreamd door het lokaal bestuur Hulshout via de website van het lokaal bestuur van Hulshout. Deelnemers mogen niet zelf streamen.
§5 Iedereen (raadsleden, pers, publiek en de eventueel uitgenodigde deskundige) kan de openbare zitting volgen via de livestream. De besloten zitting is enkel toegankelijk voor raadsleden, vertrouwenspersoon, de algemeen directeur, medewerker bestuursadministratie, deze wordt niet gestreamd.
§6 De opname wordt achteraf ter beschikking gesteld op de website.
§7 De opname van de openbare zitting dient als zittingsverslag.
§8 Gelieve de zitting te blijven volgen, van zodra u bent aangemeld. Dit is van belang voor de stemmingen. Laat steeds de camera opstaan zodat er steeds een lopend beeld is van elk raadslid en demp het geluid. Het geluid mag enkel opgezet worden, indien u het woord krijgt van de voorzitter.
§9 De chatfunctie dient enkel om uw aanwezigheid te bevestigen en om het woord te vragen. Indien u het woord wil vragen, typt u ‘ik wil het woord’ in de chat. U neemt pas het woord als u dit krijgt van de voorzitter. Indien u de online zitting uitzonderlijk toch (tijdelijk) moet verlaten, gelieve dit mee te delen via de chat-functie. Als u terug deelneemt, dient u dit eveneens via de chat te melden.
§10 Er wordt verzocht: • aan de fractievoorzitters om op voorhand (ten laatste de dag van de raad voor 10 u) aan de voorzitter, algemeen directeur en bestuursadministratie door te geven, welke punten zij willen bespreken en wie dit zal doen. Dit om een vlotter verloop te garanderen. • eventuele amendementen en stemmotiveringen op voorhand door te geven aan de algemeen directeur, voorzitter en bestuursadministratie. De amendementen worden voorgelezen bij de behandeling van het agendapunt. De stemmotivering wordt door de voorzitter voorgelezen na de stemming. • wanneer er tijdens de zitting nog amendementen of stemmotiveringen zijn, deze door te mailen aan de voorzitter, algemeen directeur en bestuursadministratie.
§11.1 De stemming zal mondeling verlopen. De voorzitter overloopt per fractie, elk raadslid in anciënniteit en vraagt elk raadslid te stemmen: Voor Tegen of Onthouding Na de stemmingen deelt de voorzitter het resultaat mee.
§11.2 De geheime online stemming verloopt via een online stemmingsplatform. Tijdens de raad zal de voorzitter de code geven om in te loggen. De resultaten van de geheime stemming zullen bij het afsluiten van de stemming op het scherm getoond worden. De voorzitter zal het aantal stemmen herhalen. OF Wanneer de geheime stemming via het online stemmingsplatform niet werkt, zal de voorzitter aan de raadsleden vragen om een e-mail met hun stem aan de algemeen directeur (algemeen.directeur@hulshout.be) te sturen. De algemeen directeur bewaart het geheim van de stemming. Nadat iedereen zijn geheime stem heeft doorgemaild, zal de directeur, de aantallen van de stemming doorgeven. Na elke stemming, zal de voorzitter het aantal stemmen herhalen. Wanneer het aantal stemmen niet klopt met het aantal aanwezigen, zal opnieuw worden gestemd.
| Art. 43 §1 De zitting van de digitale OCMW-raad is enkel live online te volgen door: • De leden van het vast bureau en de andere raadsleden en vertrouwenspersoon • De algemeen directeur • Een medewerker van de dienst Bestuursadministratie (secretariaat@hulshout.be) en een technisch medewerker voor online support. • eventueel een deskundige op uitnodiging van de voorzitter.
§2 De link voor de digitale zitting zal via een digitaal vergaderverzoek en via een gewone mail verstuurd worden.
§3 Gelieve ruim op voorhand in te loggen in de vergadering (bij voorkeur 15 minuten voor de aanvang van de zitting). Zo kunnen eventuele problemen tijdig worden verholpen en kan de vergadering op tijd starten.
Gelieve bij het inloggen, als gebruikersnaam enkel uw voor- en achternaam in te typen.
§4 Tijdens de digitale OCMW-raad is het niet toegelaten dat derden/publiek de zitting bijwonen. De vergadering wordt live gestreamd door het lokaal bestuur Hulshout via de website van het lokaal bestuur van Hulshout. Deelnemers mogen niet zelf streamen.
§5 Iedereen (raadsleden, pers, publiek en de eventueel uitgenodigde deskundige) kan de openbare zitting volgen via de livestream. De besloten zitting is enkel toegankelijk voor raadsleden, vertrouwenspersoon, de algemeen directeur, medewerker bestuursadministratie, deze wordt niet gestreamd.
§6 De opname wordt achteraf ter beschikking gesteld op de website.
§7 De opname van de openbare zitting dient als zittingsverslag.
§8 Gelieve de zitting te blijven volgen, van zodra u bent aangemeld. Dit is van belang voor de stemmingen. Laat steeds de camera opstaan zodat er steeds een lopend beeld is van elk raadslid en demp het geluid. Het geluid mag enkel opgezet worden, indien u het woord krijgt van de voorzitter.
§9 De chatfunctie dient enkel om uw aanwezigheid te bevestigen en om het woord te vragen. Indien u het woord wil vragen, typt u ‘ik wil het woord’ in de chat. U neemt pas het woord als u dit krijgt van de voorzitter. Indien u de online zitting uitzonderlijk toch (tijdelijk) moet verlaten, gelieve dit mee te delen via de chat-functie. Als u terug deelneemt, dient u dit eveneens via de chat te melden.
§10 Er wordt verzocht: • aan de fractievoorzitters om op voorhand (ten laatste de dag van de raad voor 10 u) aan de voorzitter, algemeen directeur en bestuursadministratie door te geven, welke punten zij willen bespreken en wie dit zal doen. Dit om een vlotter verloop te garanderen. • eventuele amendementen en stemmotiveringen op voorhand door te geven aan de algemeen directeur, voorzitter en bestuursadministratie. De amendementen worden voorgelezen bij de behandeling van het agendapunt. De stemmotivering wordt door de voorzitter voorgelezen na de stemming. • wanneer er tijdens de zitting nog amendementen of stemmotiveringen zijn, deze door te mailen aan de voorzitter, algemeen directeur en bestuursadministratie.
§11.1 De stemming zal mondeling verlopen. De voorzitter overloopt per fractie, elk raadslid in anciënniteit en vraagt elk raadslid te stemmen: Voor Tegen of Onthouding Na de stemmingen deelt de voorzitter het resultaat mee.
§11.2 De geheime online stemming verloopt via een online stemmingsplatform. Tijdens de raad zal de voorzitter de code geven om in te loggen. De resultaten van de geheime stemming zullen bij het afsluiten van de stemming op het scherm getoond worden. De voorzitter zal het aantal stemmen herhalen. OF Wanneer de geheime stemming via het online stemmingsplatform niet werkt, zal de voorzitter aan de raadsleden vragen om een e-mail met hun stem aan de algemeen directeur (algemeen.directeur@hulshout.be) te sturen. De algemeen directeur bewaart het geheim van de stemming. Nadat iedereen zijn geheime stem heeft doorgemaild, zal de directeur, de aantallen van de stemming doorgeven. Na elke stemming, zal de voorzitter het aantal stemmen herhalen. Wanneer het aantal stemmen niet klopt met het aantal aanwezigen, zal opnieuw worden gestemd. |
Artikel 2:
Het addendum treedt onmiddellijk in werking.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.