Feiten en context

●        1 december 2014: Start van de gemeentelijke cadeaubon.

●        11 september 2023: Collegebeslissing ter goedkeuring om over te stappen naar een digitaal systeem van de gemeentelijke cadeaubon.

●        9 oktober 2023: Collegebeslissing ter goedkeuring om samen te werken met CCV Lab.

●        Cadeaubonnen zijn contractuele documenten. Wie de bon koopt, accepteert de voorwaarden die de verkoper heeft betaald, op voorwaarde dat ze duidelijk geformuleerd zijn. Daarom kiezen we ervoor om een reglement op te stellen voor onze cadeaubon.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 41.

Argumentatie

De gemeente Hulshout is gestart met de cadeaubon om haar lokale economie te ondersteunen en impulsen te geven. We merkten echter dat het gebruik van de papieren cadeaubonnen een omslachtige procedure vraagt. Daarom is er voorgesteld om over te schakelen naar een digitaal systeem.

Binnen dit digitale systeem is er gekozen voor een webshop. Bij een webshop kunnen cadeaubonnen online aangekocht worden en is er de mogelijkheid om deze rechtstreeks af te printen of om de cadeaubon door te mailen. Het voordeel is dat de waarde van de bon duidelijk zichtbaar is op de cadeaubon zelf. Als hij slechts gedeeltelijk ontwaard wordt, is het ook gemakkelijk voor de handelaar om het resterende bedrag te noteren op de bon. Een tweede voordeel is dat burgers nog steeds naar het onthaal of de bib kunnen voor de cadeaubon. De aankoop zal dan door de medewerker van het lokaal bestuur gebeuren via de webshop.

Het digitale systeem heeft heel wat voordelen voor de drie partijen:

●        Lokaal bestuur: Tijdwinst - zowel bij verkoop als verwerking. Bij de verkoop zal er via de webshop een
cadeaubon aangekocht worden, die automatisch geregistreerd wordt via het systeem. De verwerking, waarbij genoteerd wordt welk bon er bij welke handelaar wordt uitgegeven, gebeurt nu ook automatisch. Om de cadeaubonnen uit te betalen, zal de financiële dienst een digitaal uitbetalingsbestand vanuit het systeem in de online banking applicatie kunnen importeren om zo de betaling om een makkelijke manier uit te voeren. Bovendien hebben wij toegang tot een dashboard waardoor we op een gemakkelijke manier data kunnen raadplegen, zoals het aantal verkochte bonnen, het totaal verkochte bedrag, het totale besteedde bedrag, waar de cadeaubonnen besteed worden, hoeveelheid (% alsook bedrag) dat er niet geïnd wordt, ...

●        Handelaren: Handelaren moeten niet langer naar het onthaal komen om hun cadeaubonnen in te dienen. De verwerking gebeurt door het systeem. Bovendien kunnen zij aangeven wanneer ze uitbetaald willen worden. Ook is er een speciaal dashboard voor handelaren waar ze een mooi overzicht krijgen van het bedrag dat zij reeds geïnd hebben.

●        Burgers: Zij hebben de mogelijkheid om online cadeaubonnen aan te kopen en zij hoeven hiervoor niet naar het onthaal tijdens de openingsuren van het lokaal bestuur, al blijft dit nog wel steeds een mogelijkheid. Verder kunnen cadeaubonnen partieel ontwaard worden, wat nu niet het geval is.

Financiële weerslag

Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

Na bespreking,

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De gemeenteraad beslist het reglement voor de digitale cadeaubon goed te keuren:

"Reglement voor de digitale cadeaubon in Hulshout

Hoofdstuk 1 – Definities en toepassingsgebied

Artikel 1 – Definities

§1. Hulshoutse cadeaubon: een bon die de gebruiker bij het gemeentebestuur en online als geschenk kan aankopen en die als betaalmiddel gebruikt kan worden bij de deelnemende handelaars.

§2. Deelnemende handelaar: elke lokale handelaar die zich op de voorgeschreven manier registreert voor de digitale cadeaubon en aanvaard wordt door de gemeente.

§3. Gebruiker: elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of vereniging die de Hulshoutse cadeaubon aankoopt ongeacht zijn woon- of vestigingsplaats.

Artikel 2 - Toepassingsgebied

Dit reglement regelt de uitgifte en de bijhorende activiteiten van de digitale Hulshoutse cadeaubon.

Enkel handelaars die gevestigd zijn op het grondgebied van Hulshout kunnen deelnemen aan de Hulshoutse cadeaubon.

De voorwaarden zoals beschreven in dit reglement zijn van toepassing op alle deelnemers en gebruikers van het systeem.

Hoofdstuk 2 – Algemene bepalingen

Artikel 3 – Medium en waarde

De Hulshoutse cadeaubon is een betaalmiddel en is beschikbaar in volgende bedragen: € 5, € 25, € 50, € 75 en € 100.

De Hulshoutse cadeaubon bestaat zowel in fysieke papieren als een digitale variant waarop een uniek registratienummer en QR-code staan.

De Hulshoutse cadeaubon is vrij van BTW volgens art. 44 W.BTW.

Hoofdstuk 3 – Deelnemende handelaars

Artikel 4 – Inschrijvingsmodule

Een lokale handelaar kan aansluiten door zich te registreren via https://benelux.ccvconnect.eu/boarding/?community=gemeente-hulshout. Door zich te registreren, verklaart de handelaar zich akkoord met dit reglement en verklaart hij de Hulshoutse cadeaubon als betaalmiddel te aanvaarden.

Het lokaal bestuur beoordeelt iedere aanvraag tot registratie op volledigheid en toelaatbaarheid. Het lokaal bestuur behoudt zich het recht om elke aanvraag gemotiveerd te weigeren.

Artikel 5 – Duurtijd van deelname

Een deelnemende handelaar kan zich op elk moment uitschrijven. Dit kan door de gemeente op de hoogte te brengen via e-mail. De gemeente zet de handelaar op non-actief zodat hij geen handelingen meer kan uitvoeren in het systeem. Het lokaal bestuur verwijdert de betreffende handelaar van de lijst van deelnemende handelaars. De handelaar zelf zal alle zichtbare reclame voor de Hulshoutse cadeaubon verwijderen.

Artikel 6 – Verspreiding van gegevens

De handelaar die zich inschrijft, geeft door de inschrijving de toestemming aan het lokaal bestuur om naar de gegevens van zijn onderneming te verwijzen op de lijst van deelnemende handelaars.

De gemeente maakt de lijst van deelnemende handelaars bekend op de gemeentelijk website en via andere  gemeentelijke communicatiekanalen.

Artikel 7 – Wijzigen van gegevens

De deelnemende handelaar is zelf verantwoordelijk om zijn gegevens te wijzigen als dat nodig is. Dit gebeurt via de Connect backoffice: https://benelux.ccvconnect.eu/backoffice.

Artikel 8 – Kostprijs voor de deelnemende handelaar

Toetreden als handelaar is gratis. Er zijn geen kosten verbonden aan de uitbetaling van de afgewaardeerde cadeaubonnen.

Artikel 9 – Afwaarderen van de Hulshoutse cadeaubon

De afwaardering van de Hulshoutse cadeaubon kan op twee manieren gebeuren:

●        Via de ‘CCV connect’ app: QR-code scannen met de camera op telefoon of tablet. Vervolgens het gewenste bedrag ingeven, zodat dit afgewaardeerd kan worden.

●        Via de back office: als er afgewaardeerd wordt zonder app, kan de handelaar aanmelden via http://benelux.ccvlab.eu/backoffice. Hij voert het nummer bij de QR code in en geef het gewenste bedrag in. Zo wordt dit bedrag afgewaardeerd.

Artikel 10 – Terugbetaling van ontvangen cadeaubonnen

De handelaar valideert zijn cadeaubonnen zelf via het systeem. Een cadeaubon die niet binnen de voorziene geldigheidsdatum afgewaardeerd wordt door de handelaar zal niet worden uitbetaald door de gemeente.

De terugbetalingen van de aanvaarde cadeaubonnen worden automatisch en in real-time geregistreerd in de back-office van de applicatie. De gemeente bundelt de bedragen en betaalt ze in principe tweewekelijks uit op het opgegeven rekeningnummer. Er is geen uitbetaling in cash.

Enkel aangesloten handelaars kunnen de cadeaubon aanvaarden en krijgen de tegenwaarde van de cadeaubon terugbetaald door de gemeente Hulshout.

Hoofdstuk 4 - Gebruiker

Artikel 11 – Verkoop van de cadeaubon

De gebruiker kan de Hulshoutse cadeaubon aankopen via:

●        De website van de gemeente Hulshout.

●        Het gemeentelijk onthaal, Grote Baan 264 in Hulshout tijdens de openingsuren

●        Gemeentelijke bibliotheek, Booischotseweg 1 in Hulshouts tijdens de openingsuren

Na betaling kan de gebruiker ervoor kiezen de Hulshoutse cadeaubon te downloaden en af te drukken, of hij kan hem opslaan op zijn smartphone.

Artikel 12 – Gebruik van de cadeaubon

De gebruiker kan de Hulshoutse cadeaubon gebruiken bij alle deelnemende handelaars die gevestigd zijn op het grondgebied van Hulshout.

De Hulshoutse cadeaubon kan enkel gebruikt worden voor de aankoop van een artikel in een handels- of horecazaak en kan niet geruild worden voor contanten of een ander betaalmiddel.

De Hulshoutse cadeaubon kan gedeeltelijk gebruikt worden. Als het bedrag van de aankoop kleiner is dan de waarde van de bon, dan zal de handelaar het bedrag van de bon verminderen en kan het resterende bedrag bij een volgende aankoop gebruikt worden.

Artikel 13 – Geldigheid van de Hulshoutse cadeaubon

De Hulshoutse cadeaubon heeft een geldigheidsduur van één jaar vanaf de aankoopdatum; met een uitloopperiode van 30 dagen.

Vervallen cadeaubonnen kunnen niet worden omgeruild voor geld en ook niet door de deelnemende handelaren worden aanvaard.

De Hulshoutse cadeaubon wordt niet vervangen in geval van verlies, diefstal of beschadiging.

Hoofdstuk 5 – Sancties

Artikel 14 – Niet naleven van het reglement

Herhaaldelijke klachten over het niet accepteren van de cadeaubon door de handelaar kan leiden tot schorsing van deelname van de desbetreffende handelaar.

In geval van betwisting of discussie over de toepassing van dit reglement neemt het college van burgemeester en schepenen een gemotiveerde beslissing.

Hoofdstuk 6 - Overgangsmaatregelen

Artikel 15 – Hulshoutse cadeaubonnen van voor het digitale systeem

Hulshoutse cadeaubonnen die voor de inwerkingtreding van dit reglement werden verkocht blijven geldig tot de vervaldatum die vermeld staat op de cadeaubon zelf.

Enkel handelaars die inschrijven op het nieuwe systeem kunnen de ‘oude’ cadeaubonnen gedurende deze periode blijven innen.

De ‘oude’ Hulshoutse cadeaubon moet nog steeds in één keer volledig gebruikt worden.

De handelaar moet deze cadeaubonnen ten laatste 15 maanden na uitgiftedatum indienen bij de gemeente, waarna de gemeente het bedrag van de cadeaubonnen uitbetaalt op het rekeningnummer dat werd doorgegeven door de handelaar.

Handelaars die niet deelnemen aan het nieuwe systeem kunnen eerder ontvangen 'oude' cadeaubonnen nog indienen bij de gemeente tot en met 30 juni 2025.

Artikel 16 - Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 april 2024."