Feiten en context

●        29 juni 2015: Gemeenteraadsbeslissing over de goedkeuring van het reglement voor het ter beschikking stellen van gemeentelijk materiaal.

●        De materialen in uitleen zijn uitgebreid met een overdekte podiumwagen, een beamer en de UiTPAS materialen.

●        In het kader van de samenwerking met Projectvereniging cultuur en Erfgoed de Merode voor de UiT-pas moet ook  het uitlenen van materiaal voor de UiTPAS-partner mogelijk zijn.

●        Het reglement moet daarom aangepast worden.

●        3 juli 2023: Gemeenteraadsbeslissing over de goedkeuring van het addendum van de overeenkomst van UiTPAS de Merode.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 41.

Argumentatie

Het lokaal bestuur Hulshout stelt materialen kosteloos ter beschikking om de organisatoren van publiek toegankelijke evenementen zo goed mogelijk te ondersteunen en de drempel zo laag mogelijk te maken.. Deze evenementen dragen bij tot verbinding tussen de  inwoners en tot een levendig Hulshout waar het fijn is om te wonen.

Op 3 juli 2023 is Hulshout ingestapt in de UiTPAS Vlaanderen via Projectvereniging cultuur en Erfgoed de Merode. Nieuw in het reglement is dat de partners in het kader van de UiTPAS ook kosteloos materialen kunnen lenen.

In het kader van het traject Veerkrachtige dorpen is een actieplan gemaakt. Eén van de elementen uit het actieplan is de aankoop van een overdekte podiumwagen. De aankoop van deze podiumwagen is gegund op 6 mei 2024.

Financiële weerslag

Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

BESLUIT: unaniem
 

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist het reglement voor het ter beschikking stellen van gemeentelijk materiaal, zoals goedgekeurd op 29 juni 2015, op te heffen op 1 juli 2024.

Artikel 2:

De gemeenteraad beslist om vanaf 1 juli 2024 het reglement over het uitlenen van materiaal van het lokaal bestuur als volgt vast te stellen:

  "REGLEMENT UITLENEN MATERIAAL LOKAAL BESTUUR

Artikel 1: Definities

Erkende vereniging: Een erkende vereniging is een vereniging of organisatiecomité die voldoet aan de erkenningsvoorwaarden.

Organisator: Een organisator is een persoon, groep of entiteit die verantwoordelijk is voor het plannen, coördineren en uitvoeren van een evenement, bijeenkomst, activiteit of project.

UiTPAS partners: UiTPAS partners zijn organisaties, bedrijven, instellingen of locaties die deelnemen aan het UiTPAS-programma.

Podiumelementen: Podiumelementen zijn losse elementen die verbonden worden met elkaar om zo een podium te vormen.Een podium is een verhoging waarop mensen kunnen gaan staan als ze iets over te brengen hebben op een publiek, bijvoorbeeld een toespraak, preek, of optreden, zodat ze voor het hele publiek zichtbaar zijn.

Overdekte podiumwagen: Een overdekte podiumwagen is een mobiel podium dat is uitgerust met een overkapping of dak om bescherming te bieden tegen weersinvloeden zoals regen of zonlicht. Deze wagen is bedoeld voor gebruik bij buitenoptredens, festivals, evenementen en andere gelegenheden waar een tijdelijk podium nodig is

Duur van de ter beschikkingstelling: De duur van de ter beschikkingstelling is tussen de levering en de ophaling door de gemeentelijke diensten.

Artikel 2: Toepassingsgebied

De gemeente Hulshout stelt kosteloos materiaal ter beschikking voor openbare evenementen op het

grondgebied of grond in eigendom van de gemeente. Volgende materialen kunnen ter beschikking gesteld worden voor iedere Hulshoutse organisator en aan buurgemeenten voor eigen gebruik:

●        Tooghangers

●        Nadars

●        Herashekken

Erkende Hulshoutse verenigingen, scholen, inclusief ouderverenigingen verbonden aan de scholen, voor activiteiten ten voordelen van de scholen, en gemeentelijke adviesraden op het grondgebied of grond in eigendom van onze gemeente en aan buurgemeenten voor eigen gebruik, kunnen bijkomend volgende materialen kosteloos ter beschikking krijgen:

●        Podiumelementen

●        Overdekte podiumwagen

●        Receptietafels

●        Beamer

Een lijst met specifieke aantallen is op te vragen bij het evenementenloket.

UiTPAS partners kunnen de volgende materialen ontlenen:

●        Banners

●        Kaartlezers

●        Tablets

Artikel 3: Aanvraag

De aanvraag gebeurt via het aanvraagformulier van het evenementenloket en dit ten vroegste 1 jaar en ten laatste 2 maanden voor het evenement plaatsvindt. Er kan steeds maar één organisator een aanvraag doen, ook in het geval van een evenement met meerdere organisatoren.

De aanvragen worden behandeld in volgorde van indiening. Het evenementenloket onderzoekt de aanvraag naar haalbaarheid en legt deze voor aan het college van burgemeester en schepenen. Na de goedkeuring ontvangt de organisator per e-mail of brief een schriftelijke bevestiging.

Artikel 4: Leveren en ophalen van het materiaal

Het lokaal bestuur staat in voor het leveren en ophalen. De levering en ophaling gebeurt in samenspraak met de organisator. Bij levering en ophaling is iemand aanwezig van de organisatie. De locatie voor het leveren en ophalen van het materiaal wordt bij de aanvraag meegedeeld. Om misverstanden te vermijden, is een schriftelijk spoor noodzakelijk.

De organisator staat in voor de bewaking en een veilige stalling tijdens de duur van de ter beschikkingstelling.

De organisator zorgt ervoor dat het lokaal bestuur de materialen vlot kan leveren en ophalen.

Er moet een vlotte doorgang zijn tot aan de plaats van levering en ophaling.

Het lokaal bestuur levert enkel het materiaal. Zij staat niet in voor opbouw, afbraak en dergelijke meer, met uitzondering van de overdekte podiumwagen. De verdere opbouw en afbraak van licht, geluid, aankleding, … moet door de organisator gebeuren. Bij de ophaling staat het materiaal klaar in de staat waarin het werd afgeleverd.

De podiumwagen wordt door het lokaal bestuur open- en dichtgeklapt. Voor de plaatsing van de overdekte podiumwagen moet er rekening gehouden worden met bijkomende richtlijnen wat betreft de afmetingen van de leverlocatie die te vinden zijn op het aanvraagformulier op de website.

Artikel 5: Gebruik van materiaal

De organisator verklaart alle materialen en toebehoren correct en zorgvuldig te gebruiken. Het gebruik van de materialen valt volledig onder de verantwoordelijkheid en op risico van de organisator. De organisator staat in voor de bewaking en een veilige stalling tijdens de duur van de ter beschikkingstelling. De materialen moeten steeds schoongemaakt teruggegeven worden.

Artikel 6: Schade

Voor het gebruik van de materialen moet de organisator de materialen controleren. Indien de gebruiker schade  vaststelt moet hij onmiddellijk een schriftelijke melding (via e-mail) met foto’s vóór ingebruikname van het materiaal doorsturen naar het evenementenloket.

Elke organisator controleert dus de vorige gebruiker. Indien er schade ontstaat bij het gebruik van de materialen, moet de organisator dit doorgeven. De kosten van het herstel en reiniging worden volledig verhaald op de gebruiker.

Artikel 7: Sancties bij niet naleven van het reglement

Organisatoren kunnen door het college van burgemeester en schepenen gedurende 18 maanden uitgesloten worden van de mogelijkheid tot het ontlenen van de materialen van het lokaal bestuur indien zij de bepalingen van het reglement niet naleven, het materiaal uitlenen aan derden of nalatig, nonchalant of frauduleus ontlenen.

Indien er bij de levering of ophaling van de materialen bijkomende werken door de diensten van het lokaal bestuur nodig zijn, worden die gefactureerd worden aan de organisator, conform het retributiereglement voor het uitvoeren van werken door de technische dienst.

Artikel 8: Veiligheid

De burgemeester kan beslissen om bij bepaalde weersvoorspellingen de overdekte podiumwagen niet te ontlenen, omwille van veiligheidsrisico’s, of het te plaatsen zonder zeilen.

Artikel 9: Bevoegdheid

Alleen het college van burgemeester en schepenen kan een afwijking op de materiaalkeuze, organisator of aanvraagtermijn gemotiveerd goedkeuren."