Anita Van den Eynde Rist Heylen Rigo Huyskens Elias De Wever Tania Vrindts Saskia Luyten Sofie Van Lommel Dorien Van Opstal Elien Bergmans Geert Daems Joost Verhaegen Stefaan Pelgrims Gust Van den Bruel Kurt Winkelmans Laura Kunnen Geert Vermunicht Luc Van den Vonder Katrien Monsecour Hilde Van Looy Bart Ceulemans Karolien Laeremans Kurt Albert Jos Voet Rist Heylen Rigo Huyskens Elias De Wever Tania Vrindts Saskia Luyten Sofie Van Lommel Dorien Van Opstal Elien Bergmans Geert Daems Joost Verhaegen Stefaan Pelgrims Gust Van den Bruel Kurt Winkelmans Laura Kunnen Geert Vermunicht Luc Van den Vonder Katrien Monsecour Hilde Van Looy Bart Ceulemans Karolien Laeremans Kurt Albert Jos Voet Elien Bergmans Elias De Wever Jos Voet Hilde Van Looy Joost Verhaegen Karolien Laeremans Geert Daems Geert Vermunicht Rigo Huyskens Saskia Luyten Tania Vrindts Katrien Monsecour Sofie Van Lommel Gust Van den Bruel Rist Heylen Luc Van den Vonder Kurt Albert Dorien Van Opstal Stefaan Pelgrims Kurt Winkelmans Bart Ceulemans aantal voorstanders: 11 , aantal onthouders: 10 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Voorgeschiedenis
• 12 september 2016: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring reglement projectsubsidie jeugd.
• 12 september 2016: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring reglement projectsubsidie sport.
• 12 september 2016: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring gewone projectsubsidie socio-culturele verenigingen.
• 16 december 2019: Gemeenteraadsbeslissing houdende vaststelling meerjarenplan 2020-2025.
Feiten en context
• De gewone projectsubsidies hebben als doel erkende verenigingen te ondersteunen bij het opzetten van projecten.
• De projectsubsidies zijn nodig om het verenigingsleven te stimuleren, ondersteunen en versterken.
Juridische gronden
• 22 december 2017 en latere wijzigingen: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 41.
Adviezen
• 26 november en 7 december 2020: Het ontwerpreglement werd ter advies voorgelegd aan de sportraad.
• 19 november en 17 december 2020: Het ontwerpreglement werd ter advies voorgelegd aan de jeugdraad.
• 16 december 2020 en 9 februari 2021: Het ontwerpreglement werd ter advies voorgelegd aan de cultuurraad.
Argumentatie
Er was voorzien om binnen deze legislatuur al onze subsidiereglementen te herzien en te herevalueren.
Door het voorzien van projectsubsidies stimuleert het lokaal bestuur de verenigingen om in de gemeente aan de slag te gaan en (nieuwe) projecten te organiseren.
De huidige reglementen hebben als nadeel:
• Er zitten nog veel verschillen tussen de verschillende sectoren (sport, jeugd en cultuur).
• Voor sommige sectoren zijn er "zwaardere" reglementen als voor anderen.
Daarnaast hebben ze als voordeel:
• Het systeem is momenteel door iedereen gekend evenals de data.
De nieuwe reglementen / werkwijze heeft als nadeel:
• Doordat het een nieuwe werkwijze is zullen we zwaar moeten inzetten op communicatie.
Daarnaast hebben ze als voordeel:
• Zoveel mogelijk dezelfde reglementen voor elke sector: erkenning, project, infrastructuur.
• Ze zijn gemakkelijk te lezen door de verenigingen en ze weten op voorhand welk bedrag ze kunnen verwachten.
• Doordat we werken met voorwaarden, dienen ze echt aan al die zaken te voldoen en kunnen sturende elementen gevolgd worden.
• Ze moeten een minimum aan bewijslast binnen brengen.
Financiële weerslag
MJP Nummer | AC nummer | Totaal Krediet | Uitgaven |
MJP000186 | AC000121 | € 13.700,00 |
|
Na bespreking,
BESLUIT:
11 stemmen voor: Geert Daems, Elien Bergmans, Joost Verhaegen, Hilde Van Looy, Karolien Laeremans, Saskia Luyten, Rigo Huyskens, Jos Voet, Tania Vrindts, Geert Vermunicht en Elias De Wever
0 stemmen tegen
10 onthoudingen: Gust Van den Bruel, Rist Heylen, Kurt Albert, Sofie Van Lommel, Kurt Winkelmans, Bart Ceulemans, Dorien Van Opstal, Stefaan Pelgrims, Katrien Monsecour en Luc Van den Vonder
Motivatie onthouding Gust Van den Bruel: Voor de ganse N-VA fractie: Er wordt te weinig rekening gehouden met wat de adviesraden geadviseerd hebben.
Artikel 1:
De gemeenteraad beslist de reglementen voor toekenning van gewone projectsubsidies aan socio-culturele verenigingen, zoals goedgekeurd op 12 september 2016, op te heffen met ingang op 1 januari 2022.
Artikel 2:
De gemeenteraad beslist de reglementen voor toekenning van gewone projectsubsidies aan jeugdverenigingen, zoals goedgekeurd op 12 september 2016, op te heffen met ingang op 1 januari 2022.
Artikel 3:
De gemeenteraad beslist de reglementen voor toekenning van gewone projectsubsidies aan sportverenigingen, zoals goedgekeurd op 12 september 2016, op te heffen met ingang op 1 januari 2022.
Artikel 4:
Het reglement voor toekenning van gewone projectsubsidies aan socio-culturele, jeugd- en sportverenigingen wordt als volgt goedgekeurd, met ingang op 1 januari 2022:
GEWONE PROJECTSUBSIDIES AAN SOCIO-CULTURELE, JEUGD- EN SPORTVERENIGINGEN
Artikel 1: Doelstelling en definitie
Onder de hierna bepaalde voorwaarden en binnen de kredieten, voorzien op het jaarlijks goedgekeurde budget van het Lokaal bestuur, kan een subsidie verleend worden aan projecten in de gemeente Hulshout.
De gewone projectsubsidies hebben als doel erkende verenigingen te ondersteunen bij het opzetten van projecten.
Het toekennen van subsidies gebeurt door het college van burgemeester en schepenen, maar steeds na advies van de jury. Beslissingen waarbij het gemeentebestuur afwijkt van dat advies, moeten worden gemotiveerd.
Definitie van een project: Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets te creëren/organiseren. Het onderscheidt zich door zijn eenmalige karakter van een programma of proces en een duidelijk doel.
Definitie van een NIEUW project: Een nieuw project is een project dat voor de eerste keer in die vorm en/of organisatie voorkomt. Volgende voorbeelden worden niet aanzien als een nieuw project:
• Een bestaand project met een andere naam/plaats/tijdspanne/….
• Een bestaand project dat overgenomen wordt door een nieuwe vereniging.
• Een bestaand project waar inhoudelijk niets aan gewijzigd is.
Artikel 2: Toepassingsgebied
Alle erkende verenigingen (zowel socio-culturele, jeugd, sport, andere…) komen in aanmerking voor de gewone projectsubsidies.
Artikel 3: Projectvoorwaarden
3.1. Minimumvoorwaarden
Het voorgestelde project moet minstens voldoen aan volgende voorwaarden:
• Het project heeft een bijzonder en tijdelijk karakter.
• Het project moet opgezet worden door 1 of meerdere erkende verenigingen.
• Plaatsvinden op grondgebied Hulshout of Hulshout moet als hoofdplaats fungeren.
• Het project heeft geen louter commercieel doel.
• Het project heeft een breed doelpubliek (meer dan eigen leden) en staat open voor iedereen.
• Het project heeft een uitstraling binnen de eigen gemeentegrenzen en mogelijks daarbuiten.
• Het project valt buiten de gewone, reguliere werking van de vereniging
• Het project wordt zo duurzaam mogelijk georganiseerd, voor elk project wordt dan ook een groene-vent-scan van Vlaio ingevuld.
PROCEDURE
Artikel 4: Indienen aanvragen projectsubsidie
De verenigingen dienen jaarlijks een aanvraag tot subsidiëring aan het vrijetijdsloket te richten. De aanvraag moet minstens 2 maanden voorafgaand aan het evenement ingediend worden. Enkel indien een aanvraag ten laatste op 15 oktober gebeurd is in het voorafgaande jaar, is de aanvraag na goedkeuring zeker van subsidiëring. Bij een latere aanvraag is dit steeds afhankelijk van het budgetsaldo op het moment van de aanvraag. Het reglement en de aanvraagformulieren zijn beschikbaar op de website van gemeente Hulshout: www.hulshout.be. Bij de aanvraag dienen steeds de nodige bewijsstukken gevoegd te worden.
Overgangsregeling voor 2021 -2022: Het reglement gaat in voegen vanaf 1 januari 2022, maar het aangepaste aanvraagformulier zal reeds in 2021 gebruikt dienen te worden om de aanvragen van 2022 in te dienen ten laatste op 15 oktober 2021.
Artikel 5: Behandeling aanvragen projectsubsidies
Het toekennen van subsidies gebeurt door het college van burgemeester en schepenen, maar steeds na advies van de jury. Beslissingen waarbij het gemeentebestuur afwijkt van dat advies, moeten worden gemotiveerd.
De aanvragen die ingediend zijn ten laatste op 15 oktober van het voorafgaande jaar, krijgen hun beslissing voor het jaareinde van het voorafgaande jaar.
De aanvragen die na 15 oktober ingediend zijn, krijgen hun beslissing ten laatste 2 maanden na indiendatum.
Artikel 6: De jury
Het college van burgemeester en schepenen stelt de jury jaarlijks samen. De jury wordt samengesteld door één vertegenwoordiger van elke adviesraad ( jeugd, sport en cultuur). Deze vertegenwoordigers worden voorgedragen door de betrokken adviesraden. De coördinator evenementen- en vrijetijdsloket wordt aangesteld als secretaris en is niet-stemgerechtigd. De betrokken schepenen kunnen aanwezig zijn als niet-stemgerechtigde waarnemer.
Artikel 7: Controle
De vereniging die gemeentelijke subsidie aanvraagt, dient elke vorm van controle te aanvaarden. De vereniging die valse of bedrieglijke gegevens meedeelt, wordt voor het lopende en volgende jaar voor subsidiëring uitgesloten. Toegekende subsidies van het dienstjaar worden teruggevorderd.
Artikel 8: Communicatie rond het project
De aanvrager verbindt zich ertoe om, indien zijn project geselecteerd wordt, bij elke communicatie betreffende dit project het logo van de gemeente te publiceren alsook te vermelden dat het project ondersteund wordt door het Lokaal bestuur Hulshout.
Artikel 9: Één aanvraag per project
Een aanvraag tot subsidiëring volgens dit subsidiereglement impliceert dat de organisator geen aanvraag indient, gelinkt aan een ander projectsubsidiereglement binnen onze gemeente. Indien het project wordt georganiseerd door meerdere verenigingen, kan er ook maar 1 aanvraag ingediend worden.
UITBETALING
Artikel 10: Uitbetalingsmodaliteiten projectsubsidies
Na goedkeuring van de subsidieaanvraag ontvangt de organisator 75% van het toegekende subsidiebedrag. Na afloop van het evenement dient de organisator de nodige bewijsstukken in te sturen binnen de 2 maanden na het evenement en zal het resterende bedrag van 25% worden uitbetaald voor het jaareinde, van het jaar waarin het project wordt georganiseerd.
Artikel 11: Bewijsstukken van het project
Na afloop van het project dient de vereniging voor het gans gesubsidieerde bedrag facturen binnen te brengen om de uitgave te verantwoorden. Kan de organisator het toegekende subsidiebedrag niet volledig verantwoorden, dan wordt enkel het restbedrag uitbetaald óf het teveel uitbetaalde bedrag teruggeëist.
Volgende facturen worden aanvaard:
• Prestatievergoedingen voor presentatoren, workshops, initiaties, artiesten, scheidsrechters, trainers, …
• 'billijke vergoedingen’ en Sabam voor het project.
• huur of ontlening van materiaal voor het project.
• huur van zaal (inclusief kosten nutsvoorzieningen), podium, tent, tafels en stoelen, geluids- en belichtingsapparatuur,…
• productie van communicatiemateriaal (drukwerken, kopies…) als aan het kostenbewijs een kopie / foto van het product gehecht is waaruit blijkt dat het voldoet aan artikel 8. ( max 50% van het totale subsidiebedrag).
• verzekeringen m.b.t. het initiatief.
• Alle effectieve onkosten die gemaakt worden voor het project, uitgezonderd de goederen die met winst verkocht worden. ( drank, eten,…).
Op volgende manier kan je de onkosten bewijzen:
• Facturen ( duidelijke vermelding van de producten die in aanmerking komen tot subsidiëring).
• Kastickets zijn enkel aanvaardbaar als de producten die voor tussenkomst in aanmerking komen, duidelijk onderscheiden staan van eventuele andere producten.
• Schriftelijke overeenkomsten tussen een vertegenwoordiger van de organiserende instantie en een leverancier van een prestatie of product kunnen alleen geaccepteerd worden als ze: niet-handgeschreven zijn, een omschrijving bevatten van het betaalde product of de betaalde prestatie en ondertekend zijn door beide met naam vermelde partijen.
VERDELING SUBSIDIE
Artikel 12: Criteria
Aan de hand van het ingediend subsidiedossier met de bijhorende matrix, zal het project gescoord worden op volgende criteria:
• Samenwerking met andere verenigingen.
• Bereik van deelnemers / toeschouwers / promotie.
• Toegankelijkheid van deelnemers en toeschouwers.
• Verwantschap met de gemeente en zijn inwoners.
• Gebruik van fairtrade producten.
• Aanwezigheid van officiële competitie.
• Aanwezigheid van artiesten / optredens.
• Nieuwe projecten.
Aan de hand van die score zal het project in een bepaalde categorie worden ingedeeld, dat bepalend is voor de subsidie die het project zal ontvangen:
categorie 1: € 250
categorie 2: € 500
categorie 3: € 750
categorie 4: € 1.000
categorie 5: € 1.500
Indien het totaalbedrag van de subsidieaanvragen het in de begroting ingeschreven krediet overschrijdt, worden de subsidies procentueel verdeeld."
Artikel 5:
Het reglement gaat in op datum van 1 januari 2022.
Artikel 6:
Deze beslissing zal worden meegedeeld aan de cultuur-, jeugd- en sportraad.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.