Feiten en context

●        31 mei 2021: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring reglement voor de toekenning van infrastructuursubsidies aan jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen.

●        Het reglement wordt hernieuwd voor de jaren 2026 tot en met 2031. Deze periode stemt overeen met de duur van de huidige legislatuur plus één extra jaar (2031) om de continuïteit te verzekeren.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 40 en 41.

Argumentatie

Het gemeentebestuur wil verenigingen op een structurele manier ondersteunen bij investeringen van hun gebouwen en infrastructuur.

Het reglement voor infrastructuursubsidies aan jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen werd licht aangepast, met het oog op taalkundige vereenvoudiging en technische actualisering. De inhoudelijke werking van het reglement blijft ongewijzigd, om de continuïteit van de subsidiëring te garanderen zolang het lopende beleidsonderzoek niet is afgerond.

Financiële weerslag

Aan dit besluit zijn geen directe financiële gevolgen verbonden.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het subsidiereglement infrastructuur vanaf 1 januari 2026 goed:

INFRASTRUCTUURSUBSIDIES

Artikel 1: Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:  

●        Jeugdvereniging: bestaat hoofdzakelijk uit kinderen en jongeren, die in vrije tijd en onder educatieve begeleiding activiteiten organiseert met als doel hun ontwikkeling, ontmoeting, spel, creativiteit en participatie te stimuleren. De vereniging wordt gedragen door vrijwillige leiding of begeleiders.

●        Overkoepelende vzw: vzw’s die de lokale erkende jeugdverenigingen mee beheren en ondersteunen. Er kan per erkende jeugdvereniging slechts 1 overkoepelende vzw subsidie aanvragen. Om in aanmerking te komen moeten de activiteiten van de vzw verschillend zijn dan die van de jeugdvereniging. Ook de leden van de overkoepelende vzw moeten verschillend zijn dan van de leden van de jeugdvereniging zelf.

●        Sportvereniging: een groepering van mensen die zich structureel richt op het beoefenen en/of bevorderen van een sportieve activiteit.

●        Socio-culturele vereniging: organisatie die activiteiten organiseert om de persoonlijke, maatschappelijke en culturele ontwikkeling van haar leden te bevorderen en gemeenschapsvorming en ontmoeting te stimuleren.

●        Parochiezaal(beheerder): een organisatie of beheerscomité dat instaat voor het beheer en de uitbating van een parochiezaal op het grondgebied van Hulshout. De parochiezaal wordt gebruikt voor gemeenschapsvormende, socio-culturele, jeugd- of sportactiviteiten en staat ter beschikking van verenigingen en inwoners. Het beheer gebeurt op niet-commerciële basis en met het oog op het bevorderen van ontmoeting, cultuur en gemeenschapsleven.

●        Duurzame materialen: Materiaal of uitrusting enerzijds met een lange levensduur of anderzijds milieuvriendelijk dat rechtstreeks verband houdt met de werking en activiteiten van de vereniging, en bijdraagt aan de ontwikkeling, uitvoering of ondersteuning van deze activiteiten. De materialen moeten bestemd zijn voor gemeenschappelijk gebruik binnen de vereniging en door meerdere leden kunnen worden gebruikt. Materialen die uitsluitend voor persoonlijk gebruik dienen (zoals individuele kledij of persoonlijke accessoires) komen niet in aanmerking.

●        Infrastructuurwerken: alle werken die uitgevoerd worden aan de bestaande infrastructuur van een erkende Hulshoutse vereniging, met het oog op het behoud, de verbetering of de aanpassing van de gebouwen en terreinen die in gebruik zijn door de vereniging. Deze werken moeten bijdragen tot één of meerdere van de volgende doelstellingen:

○        Renovatie binnen het bestaand volume: herstel-, vernieuwings- of aanpassingswerken aan bestaande constructies zonder uitbreiding van de bebouwde oppervlakte of het bouwvolume, met het oog op het verbeteren van de functionaliteit, het comfort of de levensduur van het gebouw.

○        Buitenaanleg en terreinen: aanleg-, herinrichtings- of onderhoudswerken aan de buitenomgeving van het verenigingsgebouw, zoals parkeerzones, toegangswegen, speel- of sportterreinen, groenaanleg of omheiningen.

○        Duurzaamheid en veiligheid: maatregelen die de energie-efficiëntie, milieuvriendelijkheid, toegankelijkheid of algemene veiligheid van de infrastructuur verhogen, zoals isolatie, hernieuwbare energie, brandveiligheid, toegankelijkheid voor personen met een beperking, of andere duurzaamheidsinitiatieven.

De infrastructuurwerken moeten steeds in overeenstemming zijn met de geldende regelgeving en bijdragen tot een kwalitatieve, veilige en duurzame werking van de vereniging.

●        Digitale subsidieplatform: platform waarlangs de subsidieaanvragen voorzien van de nodige bewijsstukken door verenigingen ingediend worden.

Artikel 2: Toepassingsgebied

§1. Dit reglement beschrijft de wijze waarop infrastructuursubsidies toegekend worden aan erkende Hulshoutse jeugd-, sport-, socio-culturele verenigingen, overkoepelende vzw’s van erkende jeugdverenigingen én beheerders van parochiezalen die voldoen aan de algemene en specifieke voorwaarden zoals verder beschreven in dit reglement

§2. Het gemeentebestuur wil verenigingen op een structurele manier ondersteunen bij investeringen van hun gebouwen en infrastructuur.

§3. De subsidiering zal steeds in een co-financieringssysteem verlopen.

Artikel 3: Algemene voorwaarden

§1. Kredieten

De subsidies blijven binnen de perken van het budget.

Goedgekeurde projecten komen op het investeringsprogramma.

§2. Aard van de subsidie

De subsidie komt voor maximum 70% van de kosten tussen. Minimum 30% van het totale bedrag wordt betaald door de aanvrager.

Wat betreft de btw-plichtige met recht op aftrek dient de subsidie altijd te worden berekend op basis van de werkelijke investeringskosten. Dit is het bedrag exclusief btw en de omvang van het saldo zal hiervan afhankelijk worden gesteld.

§3. Criteria

De infrastructuur moet gelegen zijn op het grondgebied van de gemeente Hulshout of op gronden die eigendom zijn van gemeente Hulshout.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen aanvragen voor projecten op gemeentelijke eigendom en projecten op privé- of kerkelijk eigendom (zoals parochiezalen). Voor deze laatste gelden de bijkomende garanties zoals bepaald in Art. 5

De aanvrager beschikt over de vereiste vergunningen op vlak van milieu, ruimtelijke ordening en stedenbouw voor zijn bestaande infrastructuur. De infrastructuur is ook verzekerd tegen brand.

§4. Uitbetalingsmodaliteiten

Als een project is opgenomen in het investeringsprogramma kan de aanvrager facturen binnenbrengen op de betreffende vrijetijdsdienst. De financiële dienst stort dan een percentage van de factuur over op rekening van de aanvrager. Het percentage is in principe 70%, maar kan minder zijn afhankelijk van de toekenning  in het investeringsprogramma.

Een uitbetaling van een subsidie zal pas plaats vinden, nadat de nodige vergunningen en/of meldingen zijn afgeleverd op de vrijetijdsdienst.

Na het afsluiten van de subsidies, in het geval het jaar voorbij is of in het geval de toegewezen subsidies volledig zijn uitbetaald, moet de aanvrager binnen de twee maanden een verantwoordingsnota overmaken aan het college van burgemeester en schepenen. De verantwoordingsnota bestaat uit een verslag over beheer en financiële toestand met een overzicht van alle rekeningen met betrekking tot het project.

§5. Uitsluitingen

De gemeente Hulshout subsidieert geen aankoop van gronden of terreinen.

De aankoop van gebruiksvoorwerpen of kosten voor de dagelijkse werking komen niet in aanmerking voor deze subsidie.

Het jaarlijks onderhoud van toestellen of infrastructuur en onderhoudscontracten komen eveneens niet in aanmerking voor deze subsidie.

§6. Nazorg

De aanvrager moet zich schriftelijk verbinden de vastgelegde bestemming te handhaven gedurende een termijn van 15 jaar, vanaf 1 januari volgend op het laatste jaar waarin hij de gemeentelijke subsidie heeft gekregen. De projectindiener moet zich schriftelijk verbinden de ontvangen subsidie terug te betalen, als hij zonder toestemming van de gemeente, de bestemming van het onroerend goed, waarvoor de infrastructuursubsidie werd aangevraagd, gewijzigd heeft binnen een termijn van 15 jaar.

Er moeten voldoende garanties zijn voor een exploitatie op lange termijn (zowel qua personeel, werkingsbudgetten, onderhoud van gebouwen, enz.) en men moet over een duidelijk beheersplan op korte en middellange termijn beschikken.

§7. Communicatie

In het geval subsidies zijn toegekend en de werken zijn ingezet, moet de boodschap: “Dit project werd mogelijk gemaakt met ondersteuning van de gemeente Hulshout” zichtbaar geplaatst te worden.

Artikel 4: Basisprocedure van de aanvraag

Erkende Hulshoutse sport-, jeugd-, socio-culturele vereniging, overkoepelende vzw of parochiezaal(beheerder) kunnen een aanvraag voor infrastructuursubsidies indienen.

Artikel 5: Indienen aanvragen infrastructuursubsidies

De subsidieaanvraag moet ten laatste op 15 oktober van het voorafgaande jaar ingediend worden via het digitale subsidieplatform voorzien van de vereiste bewijsstukken. Het digitale subsidieplatform is de enige correcte manier om een aanvraag in te dienen.

Het niet tijdig indienen van het aanvraagdossier sluit de aanvrager uit van subsidiëring in het volgende jaar.

Artikel 6: Inhoud van de aanvraag

§1. De aanvraag moet bevatten:

●        Opgave van de identiteit van de aanvrager(s).

●        Een algemene verantwoording van het project.

●        Geplande startdatum en termijn van de werken.

●        Een kostenraming met een duidelijke motivering van de geplande ingrepen en een toelichting bij de 30% eigen aandeel.

●        Jaarrekening van de vereniging of overzicht van de huidige kassituatie en jaarlijkse inkomsten en uitgaven (vanaf subsidieaanvraag van meer dan 25000 euro per project).

●        Een beheersplan op korte en middellange termijn (vanaf subsidieaanvraag van meer dan 25000 euro per project).

●        Attest brandverzekering en objectieve aansprakelijkheid (niet voor nieuwbouw).

●        Garanties aan de gemeente rond eigendomsregelingen. Dit is afhankelijk van de situatie:

○        A: Infrastructuurprojecten  op gemeentelijke eigendom: Een principiële goedkeuring van het college van Burgemeester en Schepenen over de uit te voeren werken.

○        B: Infrastructuurprojecten op privé-eigendom: De gemeente vraagt bijkomende garanties voor aanvragen van een project op privé-eigendom. De gemeente wil garanties over het doel en het gebruik van de subsidies voor minstens 15 jaar. Voor parochiezalen op kerkelijk eigendom geldt dezelfde verplichting: de aanvrager moet een bewijs van een zakelijk recht of een schriftelijke overeenkomst met de eigenaar voorleggen, die het gebruik van de parochiezaal voor minimum 15 jaar garandeert. Dit kan aangetoond worden door één van onderstaande documenten:

■         De aanvrager kan een bewijs van een zakelijk recht dat nog loopt voor minstens 15 jaar voorleggen;

■         Een geschreven, gehandtekende en afdwingbare overeenkomst met de eigenaar dat bevestigt dat het onroerend goed beschikbaar blijft voor de aanvrager voor minimum 15 jaar.

Artikel 7: Procedure na aanvraag

§1. De administratie controleert en beoordeelt de aanvragen op tijdigheid, volledigheid, ontvankelijkheid en inhoud.

§2. Bij een onvolledig dossier wordt dit via e-mail aan de vereniging gemeld en kan bijkomende informatie worden opgevraagd. De vereniging heeft in dit geval dag op dag 4 weken, vanaf melding via e-mail, de tijd om zich in regel te stellen.

§3. Het niet tijdig indienen van een aanvraag sluit de vereniging uit van subsidiëring.

§4. De vereniging verbindt zich ertoe elke wijziging van haar rekeningnummer onmiddellijk via het digitale subsidieplatform mee te delen aan de gemeente.

§5. Vanaf 16 oktober wordt de periode voor projectaanvragen voor het jaar nadien afgesloten.

§6. Het college van burgemeester en schepenen stelt het investeringsprogramma vast. 

§7. Voor het jaareinde wordt het investeringsprogramma overgemaakt aan de projectaanvragers.

§8. Voor het jaareinde moet de aanvrager de aanvaarding van de subsidies bevestigen.

Artikel 8: Criteria bij de opmaak van het investeringsprogramma

§1. Rangorde

De rangorde en het budget voor de aangevraagde projecten worden bepaald in het investeringsprogramma. Dit programma wordt opgemaakt aan de hand van jaarlijkse beleidsprioriteiten en voorrangsregels.

§2. Beleidsprioriteiten

Het project valt onder de jaarlijkse beleidsprioriteiten zoals vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Het college levert jaarlijks de actuele beleidsprioriteiten aan voor de komende 3 jaar. Er zijn 3 beleidsprioriteiten die telkens terugkeren:

- renovatie binnen een bestaand volume;

- buitenaanleg en terreinen;

- duurzaamheid en veiligheid.

§3. Voorrangsregels

- Het project betreft infrastructuurwerken die de brandveiligheid of algemene veiligheid verbeteren.

- Het project beoogt de verbetering van de toegankelijkheid voor mensen met een rolstoel en mensen met verminderde mobiliteit.

- Het project wordt ingediend door meerdere verenigingen.

- Het project is gericht op het voorkomen van verdere schade.

- Het project is duurzaam op vlak van materiaalgebruik en energiebesparing.

Artikel 9: Verloop van het project

De gemeente Hulshout heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de subsidie te controleren. Voor zover deze controle verhinderd wordt, vordert de gemeente de subsidie terug. moet

Artikel 10: Terugvorderen infrastructuursubsidies

§1. Subsidies kunnen teruggevorderd worden bij:

- de stopzetting van de activiteiten;

- onecht gebruik volgens de doeleinden omschreven in de aanvraag;

- dubbele subsidiëring;

- niet toegestane commerciële activiteiten;

- permanente doorverhuring;

- doorverkoop.

§2. Als de aanvrager het toegekende subsidiebedrag niet volledig kan verantwoorden, dan wordt alleen het restbedrag uitbetaald of het te veel uitbetaalde bedrag teruggevorderd.

Artikel 11: Bijzondere bepalingen

§1. Alle betwistingen en interpretaties over dit reglement en de toepassing ervan, evenals alle onvoorziene gevallen worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.

§2. Een gesubsidieerd project kan maximaal over 2 opeenvolgende jaren subsidies krijgen. Dit wordt bij toekenning aangegeven en vastgelegd voor het volgende jaar.