Voorgeschiedenis

●        12 september 2016: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring reglement projectsubsidie jeugd.

●        12 september 2016: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring reglement projectsubsidie sport.

●        12 september 2016: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring gewone projectsubsidie socio-culturele verenigingen.

●        16 december 2019: Gemeenteraadsbeslissing houdende vaststelling meerjarenplan 2020-2025.

●        31 mei 2021: Goedkeuring reglement voor toekenning van gewone projectsubsidies aan socio-culturele, jeugd- en sportverenigingen.

Feiten en context

●        De gewone projectsubsidies hebben als doel erkende verenigingen te ondersteunen bij het opzetten van projecten.

●        De projectsubsidies zijn nodig om het verenigingsleven te stimuleren, ondersteunen en versterken.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet Lokaal Bestuur: artikel 41.

Adviezen

●        12 september 2022: De sportraad geeft positief advies met opmerking voor het ontwerpreglement.

●        13 september 2022: De jeugdraad geeft positief advies voor het ontwerpreglement.

●        14 september 2022: De cultuurraad geeft positief advies met opmerkingen voor het ontwerpreglement.

●        20 september 2022: Financieel directeur geeft positief advies voor het ontwerpreglement.

Argumentatie

Het goedgekeurde projectsubsidiereglement van de gemeenteraad van 31 mei 2021 werd door de jury en de gemeentelijke diensten geëvalueerd. Hier werden enkele aanpassingen in voorgesteld om de verdeling van de projectsubsidies zo objectief mogelijk te verdelen.

Financiële weerslag

BESLUIT: unaniem
 

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist de reglementen voor toekenning van gewone projectsubsidies aan socio-culturele, jeugd- en sportverenigingen verenigingen, zoals goedgekeurd op 31 mei 2021, op te heffen met ingang op 22 oktober 2022.

Artikel 2:

Het aangepaste reglement voor toekenning van gewone projectsubsidies aan socio-culturele, jeugd- en sportverenigingen wordt als volgt goedgekeurd, met ingang op 22 oktober 2022:

GEWONE PROJECTSUBSIDIES AAN SOCIO-CULTURELE, JEUGD- EN SPORTVERENIGINGEN

Artikel 1: Doelstelling en definitie

Onder de hierna bepaalde voorwaarden en binnen de kredieten, voorzien op het jaarlijks

goedgekeurde budget van het Lokaal bestuur, kan een subsidie verleend worden aan projecten in de gemeente Hulshout.

De gewone projectsubsidies hebben als doel erkende verenigingen te ondersteunen bij het opzetten van projecten.

Het toekennen van subsidies gebeurt door het college van burgemeester en schepenen, maar steeds na advies van de jury. Beslissingen waarbij het gemeentebestuur afwijkt van dat advies, moeten worden gemotiveerd.

Definitie van een project: Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets te creëren/organiseren. Het onderscheidt zich door zijn eenmalige karakter van een programma of proces en een duidelijk doel.

Definitie van een NIEUW project: Een nieuw project is een project dat voor de eerste keer in die vorm en/of organisatie voorkomt. Volgende voorbeelden worden niet aanzien als een nieuw project:

●        Een bestaand  project met een andere naam/plaats/tijdspanne/….

●        Een bestaand project dat overgenomen wordt door een nieuwe vereniging.

●        Een bestaand project waar inhoudelijk niets aan gewijzigd is.

Artikel 2: Toepassingsgebied

Alle erkende verenigingen (zowel socio-culturele, jeugd, sport, andere…) komen in aanmerking voor de gewone projectsubsidies.

Artikel 3: Projectvoorwaarden

3.1. Minimumvoorwaarden

Het voorgestelde project moet minstens voldoen aan volgende voorwaarden:

●        Het project heeft een bijzonder en tijdelijk karakter.

●        Het project moet opgezet worden door 1 of meerdere erkende Hulshoutse verenigingen.

●        Plaatsvinden op grondgebied Hulshout of Hulshout moet als hoofdplaats fungeren.

●        Het project heeft geen louter commercieel doel.

●        Het project heeft een breed doelpubliek (meer dan eigen leden) en staat open voor iedereen.

Het project heeft een uitstraling binnen de eigen gemeentegrenzen en mogelijks daarbuiten.

Het project valt buiten de gewone, reguliere werking van de vereniging

Het project wordt zo duurzaam mogelijk georganiseerd, voor elk project wordt dan ook een groene-vent-scan van Vlaio ingevuld.

PROCEDURE

Artikel 4. Indienen aanvragen projectsubsidie

De verenigingen dienen jaarlijks een aanvraag tot subsidiëring aan het vrijetijdsloket te richten. De aanvraag moet minstens 2 maanden voorafgaand aan het evenement ingediend worden. Enkel indien een aanvraag gebeurd is voor 15 oktober in het voorafgaande jaar, is de aanvraag na goedkeuring zeker van subsidiëring. Bij een latere aanvraag is dit steeds afhankelijk van het budgetsaldo op het moment van de aanvraag. Het reglement en de aanvraagformulieren zijn beschikbaar op de website van gemeente Hulshout: www.hulshout.be. Bij de aanvraag dienen steeds de nodige bewijsstukken gevoegd te worden.  

Artikel 5. Behandeling aanvragen projectsubsidies

Het toekennen van subsidies gebeurt door het college van burgemeester en schepenen, maar steeds na advies van de jury. Beslissingen waarbij het gemeentebestuur afwijkt van dat advies, moeten worden gemotiveerd.

De aanvragen die ingediend zijn voor 15 oktober van het voorafgaande jaar, krijgen hun beslissing ten laatste op 31 december van het voorafgaande jaar.

De aanvragen die na 15 oktober ingediend zijn, krijgen hun beslissing ten laatste 2 maanden na indiendatum.

Artikel 6. De jury

Het college van burgemeester en schepenen stelt de jury jaarlijks samen. De jury wordt samengesteld door twee vertegenwoordigers (één vast jurylid + één vervanger) van elke adviesraad (jeugd, sport en cultuur). Elke adviesraad kan gezamenlijk één stem uitbrengen per project. Indien de twee vertegenwoordigers van mening verschillen is het vaste jurylid dat de doorslaggevende stem heeft.

De coördinator evenementen- en vrijetijdsloket wordt aangesteld als secretaris en is niet-stemgerechtigd. De betrokken schepenen kunnen aanwezig zijn als niet-stemgerechtigde waarnemer.

Artikel 7. Controle

 De vereniging die gemeentelijke subsidie aanvraagt, dient elke vorm van controle  te aanvaarden.  De vereniging die valse of bedrieglijke gegevens meedeelt, wordt voor het lopende en volgende jaar voor subsidiëring uitgesloten. Toegekende subsidies van het dienstjaar worden teruggevorderd.

Artikel 8. Communicatie rond het project

De aanvrager verbindt zich ertoe om, indien zijn project geselecteerd wordt, bij elke communicatie betreffende dit project het logo van de gemeente te publiceren alsook te vermelden dat het project ondersteund wordt door het Lokaal bestuur Hulshout.

Artikel 9. Één aanvraag per project

Een aanvraag tot subsidiëring volgens dit subsidiereglement impliceert dat de organisator geen aanvraag indient gelinkt aan een ander projectsubsidiereglement binnen onze gemeente.

Indien het project wordt georganiseerd door meerdere verenigingen, kan er ook maar 1 aanvraag ingediend worden.

UITBETALING

Artikel 10. Uitbetalingsmodaliteiten projectsubsidies

Na goedkeuring van de subsidieaanvraag ontvangt de organisator 75% van het toegekende subsidiebedrag.  Na afloop van het evenement dient de organisator de nodige bewijsstukken in te sturen binnen de 2 maanden na het evenement en zal het resterende bedrag van 25% worden uitbetaald voor het jaareinde, van het jaar waarin het project wordt georganiseerd.

Artikel 11. bewijsstukken van het project

Na afloop van het project dient de vereniging voor het gans gesubsidieerde bedrag facturen binnen te brengen om de uitgave te verantwoorden.  Kan de organisator het toegekende subsidiebedrag niet volledig verantwoorden, dan wordt enkel het restbedrag uitbetaald óf het teveel uitbetaalde bedrag teruggeëist.

Volgende facturen worden aanvaard: 

●        Prestatievergoedingen voor presentatoren, workshops, initiaties, artiesten, scheidsrechters, trainers, …

●        ‘billijke vergoedingen’ en Sabam voor het project

●        huur of ontlening van materiaal voor het project

●        huur van zaal (inclusief kosten nutsvoorzieningen), podium, tent, tafels en stoelen, geluids- en belichtingsapparatuur,…

●        productie van communicatiemateriaal (drukwerken, kopies…) als aan het kostenbewijs een kopie / foto van het product gehecht is waaruit blijkt dat het voldoet aan artikel 8. ( max 50% van het totale subsidiebedrag)

●        verzekeringen m.b.t. het initiatief

●        Alle effectieve onkosten die gemaakt worden voor het project, uitgezonderd de goederen die met winst verkocht worden. ( drank, eten,…)

Op volgende manier kan je de onkosten bewijzen:

●        Facturen ( duidelijke vermelding van de producten die in aanmerking komen tot subsidiëring)

●        Kastickets zijn enkel aanvaardbaar als de producten die voor tussenkomst in aanmerking komen, duidelijk onderscheiden staan van eventuele andere producten.

●        Schriftelijke overeenkomsten tussen een vertegenwoordiger van de organiserende instantie en een leverancier van een prestatie of product kunnen alleen geaccepteerd worden als ze: niet-handgeschreven zijn, een omschrijving bevatten van het betaalde product of de betaalde prestatie en ondertekend zijn door beide met naam vermelde partijen.

VERDELING SUBSIDIE

Artikel 12. Criteria

Aan de hand van het ingediend subsidiedossier, zal het project gescoord worden op volgende criteria:

●        Actieve samenwerking met andere erkende Hulshoutse verenigingen

○        Met één vereniging

○        Met twee verenigingen

○        Met meer dan twee verenigingen

●        Bereik van deelnemers / toeschouwers / promotie

○        Regionaal

○        Provinciaal

○        Vlaams/Belgisch/internationaal

●        Toegankelijkheid van deelnemers / toeschouwers

○        Minimale toegankelijkheid

○        Matige toegankelijkheid

○        Grote toegankelijkheid

●        Toegankelijkheid voor personen met een handicap

●        Gebruik van fair trade producten

○        Gebruik van Fairtrade producten met volgende logo’s

●        Aanwezigheid van officiële competitie

●        Aanwezigheid van externe artiesten / optredens

●        Nieuwe projecten

Aan de hand van die score zal het project in een bepaalde categorie worden ingedeeld, dat bepalend is voor de subsidie die het project zal ontvangen:

categorie 1: € 250 (0-3 punten)

categorie 2: € 500 (4-5 punten)

categorie 3: € 750 (6-7 punten)

categorie 4: € 1.000 (8-9 punten)

categorie 5: € 1.500 (10-... punten)

Indien het totaalbedrag van de subsidieaanvragen het in de begroting ingeschreven krediet overschrijdt, worden de subsidies procentueel verdeeld.