Feiten en context

●        18 december 2023: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring aanpassing werkingssubsidies voor jeugdverenigingen.

●        31 mei 2021: Gemeenteraadsbeslissing goedkeuring subsidiereglement bivaktoelage voor erkende Hulshoutse jeugdverenigingen.

●        Het reglement wordt hernieuwd voor de jaren 2026 tot en met 2031. Deze periode stemt overeen met de duur van de huidige legislatuur plus één extra jaar (2031) om de continuïteit te verzekeren.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 41.

Adviezen

●        13 november 2025: Positief advies jeugdraad.

Argumentatie

Om er voor te zorgen dat er continuïteit is in de subsidiëring, is er een overgangsjaar nodig. Hiervoor moet het huidige reglement van kracht blijven tot einde 2026 en is het nieuwe reglement van kracht vanaf 1 januari 2027.

Het subsidiereglement voor jeugdverenigingen werd geactualiseerd met het oog op duidelijkheid, werkbaarheid en toekomstbestendigheid. De aanpassingen zijn zowel inhoudelijk als financieel onderbouwd en sluiten aan bij de bredere reglementaire structuur van de gemeente Hulshout.

In het reglement wordt expliciet vermeld dat de bivaksubsidie als laatste wordt berekend binnen het budget.

Dankzij de toegepaste formule worden alle beschikbare middelen maximaal benut en rechtstreeks ingezet ter ondersteuning van de jeugdverenigingen.

Financiële weerslag

Het totale budget voor jeugdsubsidies stijgt van € 20.000 naar € 24.000.

BESLUIT: unaniem
 

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist dat de huidige reglementen "subsidiereglement bivaktoelage voor erkende Hulshoutse jeugdverenigingen" goedgekeurd in de gemeenteraad van 31 mei 2021 en "Aanpassing werkingssubsidies voor jeugdverenigingen" goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 december 2023, van kracht blijven tot en met 31 december 2026.

Artikel 2:

De gemeenteraad keurt het subsidiereglement voor de werking en het jaarlijkse bivak van jeugdverenigingen vanaf 1 januari 2027 goed:

WERKINGSSUBSIDIE JEUGDVERENIGINGEN EN SUBSIDIE JAARLIJKSE BIVAK HULSHOUT

Artikel 1: Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:  

●        Jeugdvereniging: een vereniging die hoofdzakelijk uit kinderen en jongeren bestaat en die in vrije tijd en onder educatieve begeleiding activiteiten organiseert met als doel hun ontwikkeling, ontmoeting, spel, creativiteit en participatie aan te moedigen. De vereniging wordt gedragen door vrijwillige leiding of begeleiders.

●        Overkoepelende vzw: vzw's die de lokale erkende jeugdverenigingen mee beheren en ondersteunen. Er kan per erkende jeugdvereniging slechts 1 overkoepelende vzw subsidie aanvragen. Om in aanmerking te komen moeten de activiteiten van de vzw verschillend zijn van die van de jeugdvereniging. Ook de leden van de overkoepelende vzw moeten verschillend zijn van de leden van de jeugdvereniging zelf.

●        Jeugdverenigingskoepel: een Vlaamse erkende overkoepelende organisatie die meerdere jeugdverenigingen of afdelingen bundelt, hen ondersteunt in hun werking en hun belangen behartigt op bovenlokaal of lokaal niveau.

●        Jeugdlid: een kind of jongere tussen 3 en 30 jaar die als actief lid is aangesloten bij een erkende jeugdvereniging en deelneemt aan de activiteiten van de vereniging gedurende het werkingsjaar.

●        UiTPAS-partner: de vereniging doet mee aan het UiTPAS-programma, waardoor de deelname aan de activiteiten van de vereniging beloond wordt met punten voor UiTPAS-houders, de vereniging korting aanbiedt aan rechthebbenden van een kansentarief en de vereniging het aanbod zichtbaar maakt in de UiT-databank.

●        (hoofd)animator in het jeugdwerk: een begeleider die beschikt over een attest (hoofd)animator in het jeugdwerk, afgeleverd of erkend door de Vlaamse Gemeenschap én die in het betrokken werkingsjaar actief is als begeleider binnen de jeugdvereniging. 

●        Bivak: een meerdaagse activiteit van een jeugdvereniging, doorgaans met overnachting(en), die plaatsvindt buiten de gebruikelijke lokalen of omgeving van de vereniging, en die gericht is op spel, ontmoeting, groepsvorming en ontspanning.

●        Digitale subsidieplatform: platform waarlangs verenigingen de subsidieaanvragen voorzien van de nodige bewijsstukken indienen.

●        Werkingsjaar: een vaste periode van twaalf opeenvolgende maanden waarop de werking van de jeugdvereniging betrekking heeft, en waarbinnen activiteiten, ledenaantallen en begeleiders worden geregistreerd voor de toepassing van dit reglement. Tenzij anders bepaald, loopt een werkingsjaar van 1 september tot en met 31 augustus van het daaropvolgende jaar.

Artikel 2: Toepassingsgebied

Dit reglement beschrijft de wijze waarop onderstaande subsidies toegekend worden:

●        Werkingssubsidies jeugdverenigingen

●        subsidie voor het jaarlijkse bivak

Voor beide subsidievormen komen uitsluitend erkende Hulshoutse jeugdverenigingen in aanmerking die voldoen aan de algemene en specifieke voorwaarden zoals verder beschreven in dit reglement.

Artikel 3: Algemene voorwaarden

§1. Dit reglement omvat twee subsidievormen: werkingssubsidie jeugdverenigingen en subsidie voor het jaarlijkse bivak. Een vereniging kan een aanvraag doen voor één subsidievorm of voor beide subsidievormen.

§2. De werkingssubsidie jeugdverenigingen en subsidie voor het jaarlijkse bivak, worden bepaald op basis van de gegevens van het vorige werkingsjaar. Dat werkingsjaar is gestart in het vorige kalenderjaar.

§3. Als overgangsmaatregel zal het indienen van de bivaksubsidie volgens deze procedure aanvangen vanaf 2027. Dat betekent dat het bivak van 2025 aangevraagd wordt uiterlijk 1 december 2025 op basis van het toen geldende reglement. Het bivak van 2026 wordt aangevraagd uiterlijk 31 maart 2027.

Artikel 4: Procedure voor werkingssubsidie jeugdverenigingen en subsidie jaarlijks bivak

§1. Een vereniging dient ten laatste op 31 maart op eigen initiatief een subsidieaanvraag in via het digitale subsidieplatform voorzien van de vereiste bewijsstukken. Het digitale subsidieplatform is de enige correcte manier om een aanvraag in te dienen. E-mail of andere indieningsvormen worden niet aanvaard.

§2. De administratie controleert en beoordeelt de aanvragen op tijdigheid, volledigheid, ontvankelijkheid en inhoud.

§3. Bij een onvolledig dossier wordt dit via e-mail aan de vereniging gemeld en kan bijkomende informatie worden opgevraagd. De vereniging heeft in dit geval dag op dag 4 weken, vanaf melding via e-mail, de tijd om zich in regel te stellen.

§4. Het niet tijdig indienen van een aanvraag sluit de vereniging uit van subsidiëring. 

§5. De vereniging verbindt zich ertoe elke wijziging van haar rekeningnummer onmiddellijk via het digitale subsidieplatform mee te delen aan de gemeente.

Artikel 5: Beslissing

Het college van burgemeester en schepenen beslist tot het al dan niet toekennen van de subsidies of de subsidie op basis van dit reglement.

Artikel 6: Uitbetaling

De uitbetaling van de subsidie gebeurt door overschrijving op de bankrekening op naam van de vereniging na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen. 

Artikel 7: Werkingssubsidie

De werkingssubsidie is ingedeeld in verschillende categorieën. Aan elke categorie zijn specifieke voorwaarden en een subsidiebedrag gekoppeld. Afhankelijk van de werking van een vereniging valt deze binnen een bepaalde categorie.  

 Categorie 1: 600 euro

●        Minstens 10 aangesloten jeugdleden of 3 jeugdleden met een  handicap

●        De jeugdvereniging organiseert minstens 10 activiteiten voor haar leden per werkingsjaar

●        De overkoepelende vzw’s die lokale erkende jeugdverenigingen mee beheren en ondersteuning bieden, komen mits het voldoen aan de gestelde voorwaarden, alleen in aanmerking voor deze categorie.

 Categorie 2: 850 euro

●        Minstens 20 aangesloten jeugdleden  of 6 jeugdleden met een handicap

●        De jeugdvereniging organiseert minstens 20 activiteiten voor haar leden per werkingsjaar

●        De jeugdvereniging heeft een verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid voor de aangesloten leden.

●        De jeugdverenging is aangesloten bij een erkende Vlaamse jeugdverenigingskoepel.

●        De jeugdvereniging heeft minstens 1 begeleider met een attest (hoofd)animator

 Categorie 3: 1250 euro

●        Minstens 40 aangesloten jeugdleden  of 15 jeugdleden met een handicap

●        De jeugdvereniging organiseert minstens 30 activiteiten voor haar leden per werkingsjaar

●        De jeugdvereniging heeft een verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid voor de aangesloten leden. 

●        De jeugdverenging is aangesloten bij een erkende Vlaamse jeugdverenigingskoepel.

●        De jeugdvereniging heeft minstens 2 begeleiders met een attest (hoofd)animator

●        De jeugdvereniging is UiTPAS-partner.

 Categorie 4:  2000 euro

●        Minstens 100 aangesloten jeugdleden  of 30 jeugdleden met een handicap

●        De jeugdvereniging organiseert minstens 40 activiteiten voor haar leden per werkingsjaar

●        De jeugdvereniging heeft een verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid voor de aangesloten leden.  

●        De jeugdverenging is aangesloten bij een erkende Vlaamse jeugdverenigingskoepel.

●        De jeugdvereniging heeft minstens 4 begeleiders met een attest (hoofd)animator

●        De jeugdvereniging is UiTPAS-partner

Artikel 8: Subsidie jaarlijks bivak

Een jeugdvereniging kan ook een subsidie voor het jaarlijkse bivak aanvragen. Deze subsidie wordt als laatste subsidie berekend na de werkingssubsidie, vormingssubsidie en subsidie security op basis van het beschikbare budget op dat moment.

Deze subsidie wordt berekend op basis van een puntensysteem. De punten en de toe te kennen bedragen worden berekend op basis van de volgende formule:

A = aantal deelnemers aan het bivak op basis van een lijst van de aanwezige leden en leiding

B = aantal overnachtingen

C = Buitenland? Ja = *1.2

D = totaal aantal punten = (A x B) of (A x B)*1.2

Z = Y / X*D = toegekend bedrag

Y = totaal budget bivaksubsidie

X = som van alle punten van alle ingediende aanvragen van de erkende jeugdverenigingen

Artikel 9: Controle

§1. Het college van burgemeester en schepenen kan op elk moment controle uitoefenen op de naleving van dit reglement en op de juistheid van de ingediende aanvragen. 

§2. Wanneer het college van burgemeester en schepenen vaststelt dat er niet voldaan wordt aan de voorwaarden van dit reglement, wordt de betrokken vereniging uitgesloten voor subsidiëring voor het lopende jaar. Toegekende werkingssubsidies van het betrokken kalenderjaar worden teruggevorderd.

Artikel 10: Betwistingen

§1. Bij betwisting over de (niet-)toekenning van de eigen subsidie, kan de vereniging binnen een termijn van 1 maand na de kennisgeving van de beslissing een bezwaarschrift richten aan het college van burgemeester en schepenen. De vereniging kan een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en schepenen via e-mail naar secretariaat@hulshout.be of met een aangetekende brief aan het college van burgemeester en schepenen, Prof. Dr. Vital Celenplein 2, 2235 Hulshout.

§2. Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift.