Openbare zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 17 juni 2024.
RMW OZ A.1. BESLISSING Raad voor maatschappelijk welzijn. Goedkeuring notulen van 29 april 2024.
MOTIVERING:
Feiten en context
● 29 april 2024: De raad voor maatschappelijk welzijn vindt plaats.
● De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn.
Juridische gronden
● 22 december 2017: Decreet lokaal bestuur:
○ artikel 74 over de goedkeuring van de notulen.
○ artikel 78 over de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
BESLUIT: unaniem
Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 april 2024 goed zonder opmerkingen.
Openbare zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 17 juni 2024.
RMW OZ A.2. BESLISSING Cipal. Goedkeuring agenda en vaststelling mandaat van de vertegenwoordiger van de algemene vergadering van 20 juni 2024.
MOTIVERING:
Feiten en context
● Het OCMW Hulshout is deelnemer in de intergemeentelijke vereniging Cipal.
● 11 februari 2019: Gemeenteraadsbeslissing over de aanduiding van Karolien Laeremans als vertegenwoordiger en Kato Laeremans als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de algemene vergaderingen van Cipal voor de legislatuur 2019-2024.
● 14 oktober 2019: Gemeenteraadsbeslissing over de aanduiding van Elias De Wever als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de algemene vergaderingen van Cipal voor de legislatuur 2019-2024.
● 3 mei 2024: E-mail met de uitnodiging voor de digitale algemene vergadering van Cipal op 20 juni 2024.
● Het mandaat van de afgevaardigde van het OCMW moet voorafgaand aan elke vergadering vastgesteld worden.
Juridische gronden
● 22 december 2017: Decreet lokaal bestuur:
○ artikel 41: over de bevoegdheden van de gemeenteraad.
○ artikel 432: over het bepalen van het mandaat van de volmachtdrager.
● 14 december 2018: Statuten Cipal.
Argumentatie
Op basis van de informatie die verstrekt is zijn er geen bezwaren voor de agenda, de voorgenomen besluiten en hun motivering.
BESLUIT: unaniem
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de agenda van de algemene vergadering van Cipal van 20 juni 2024 goed:
Artikel 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de inhoud van de agendapunten van de agenda van de algemene vergadering van Cipal van 20 juni 2024 goed.
Artikel 3:
De raad voor maatschappelijk welzijn mandateert de vertegenwoordiger die deelneemt aan de algemene vergadering van Cipal op 20 juni 2024 te handelen en te beslissen conform de besluiten die door de raad voor maatschappelijk welzijn zijn genomen over de agendapunten van de algemene vergadering van Cipal op 20 juni 2024.
Indien deze algemene vergadering niet geldig kan beraadslagen of om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van het OCMW gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Artikel 4:
Het vast bureau bezorgt een afschrift van deze beslissing aan Cipal, Cipalstraat 3, 2440 Geel, infoavdv@cipal.be.
Openbare zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 17 juni 2024.
RMW OZ A.3. BESLISSING IOK. Goedkeuring agenda en vaststelling mandaat van de vertegenwoordiger van de algemene vergadering van 21 juni 2024.
MOTIVERING:
Feiten en context
● Het OCMW Hulshout is deelnemer in de intergemeentelijke vereniging IOK.
● 11 februari 2019: Gemeenteraadsbeslissing over de aanduiding van Karolien Laeremans als vertegenwoordiger en Rigo Huyskens als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de algemene vergaderingen van IOK.
● 19 april 2024: E-mail IOK met de uitnodiging voor de algemene vergadering van IOK van 21 juni 2024.
● Het mandaat van de gemeentelijke afgevaardigde moet voorafgaand aan elke vergadering vastgesteld worden.
Juridische gronden
● 22 december 2017: Decreet lokaal bestuur:
○ Artikel 78: over de bevoegdheden van de gemeenteraad.
○ Artikel 432: over het bepalen van het mandaat van de volmachtdrager.
● 15 april 2020: Besluit van de buitengewone algemene vergadering van IOK over de aanpassing van de statuten
Argumentatie
Op basis van de informatie die verstrekt is zijn er geen bezwaren voor de agenda, de voorgenomen besluiten en hun motivering.
BESLUIT: unaniem
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de agenda van de algemene vergadering van IOK van 21 juni 2024 goed:
Artikel 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de inhoud van de agendapunten van de agenda van de algemene vergadering van IOK van 21 juni 2024 goed.
Artikel 3:
De raad voor maatschappelijk welzijn mandateert de vertegenwoordiger die deelneemt aan de algemene vergadering van IOK van 21 juni 2024 te handelen en te beslissen conform de besluiten die door de gemeenteraad zijn genomen over de agendapunten van de algemene vergadering van IOK op 21 juni 2024.
Indien deze algemene vergadering niet geldig kan beraadslagen of om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van het OCMW gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Artikel 4:
Het vast bureau bezorgt een afschrift van deze beslissing aan IOK, Antwerpseweg 1, 2440 Geel, info@iok.be.
Openbare zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 17 juni 2024.
RMW OZ A.4. KENNISNAME Organisatiebeheersing. Jaarlijkse rapportering.
KENNISNAME:
Feiten en context
● Artikel 219, lid 2 van het decreet stelt: "De algemeen directeur rapporteert over het organisatiebeheersingssysteem aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar".
● 3 juni 2024: Het vast bureau neemt kennis van de rapportering over de uitwerking van het systeem van organisatiebeheersing van het Lokaal Bestuur Hulshout voor 2023.
Juridische gronden
● 22 december 2017: Decreet lokaal bestuur: artikel 78, artikel 219, lid2.
● 29 april 2019: Gemeenteraadsbesluit met goedkeuring van het algemeen kader van het systeem voor organisatiebeheersing voor het Lokaal Bestuur Hulshout.
Adviezen
● 21 mei 2024: Het managementteam geeft gunstig advies over de stand van zaken voor de rapportering van het systeem voor organisatiebeheersing.
Argumentatie
1. Organisatiebeheersing
Het Decreet Lokaal Bestuur legt op dat gemeente en OCMW één gezamenlijk systeem voor organisatiebeheersing moeten hebben. Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:
● Het bereiken van de vastgelegde doelstellingen en het kennen en beheersen van risico's.
● Het naleven van wetgeving en procedures.
● De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersrapportering.
● Een effectieve en efficiënte wijze van werken economische inzet van beschikbare middelen.
● De bescherming van activa en het voorkomen van fraude.
Het organisatiebeheersingssysteem van het lokaal bestuur bepaalt hoe dit moet gebeuren. Dat systeem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de diensten. Een aantal onderdelen van dit systeem zijn ook decretaal bepaald (bv. visum).
Organisatiebeheersing is dus een middel om de doelstellingen te bereiken en een continue opdracht waar al de medewerkers dagelijks, al dan niet bewust, mee bezig zijn.
2. Organisatiebeheersing in Hulshout
Vanaf 2019 werd gewerkt aan een organisatiebeheersingssysteem voor de gehele organisatie. Hulshout heeft gekozen voor het systeem van organisatiebeheersing dat de Vlaamse overheid heeft uitgewerkt
In het najaar van 2022 heeft het managementteam de aanpak en de resultaten van het organisatiebeheerssysteem geëvalueerd. Hierbij kwamen we tot volgende vaststellingen.
3. Gewijzigde aanpak voor 2023
Bij de rapportering over organisatiebeheersing over 2022 is er dan ook een wijziging in de aanpak van organisatiebeheersing goedgekeurd. Het rapport over organisatiebeheersing 2023 beschrijft de nieuwe aanpak, de transitie en de evaluatie van de acties in het kader van organisatiebeheersing over 2023. Het rapport is als bijlage bijgevoegd.
Financiële weerslag
De eventuele financiële gevolgen die aan dit besluit verbonden zijn, zullen opgenomen worden bij de aanpassing van het meerjarenplan.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering over de uitwerking van het systeem van organisatiebeheersing van het Lokaal Bestuur Hulshout voor 2023.
Elias De Wever Dorien Van Opstal Luc Van den Vonder Kristina Van den Heuvel Rist Heylen Tania Vrindts Dries Van Hoof Hilde Van Looy Kurt Winkelmans Gust Van den Bruel Kurt Albert Karolien Laeremans Danny Mattheus Geert Daems Katrien Monsecour Elien Bergmans Britt De Ceuster Rigo Huyskens Jos Voet Sofie Van Lommel Ria Van den Eynde Geert Vermunicht Joost Verhaegen Elias De Wever Dorien Van Opstal Luc Van den Vonder Kristina Van den Heuvel Rist Heylen Tania Vrindts Hilde Van Looy Kurt Winkelmans Gust Van den Bruel Kurt Albert Karolien Laeremans Danny Mattheus Geert Daems Katrien Monsecour Elien Bergmans Britt De Ceuster Rigo Huyskens Jos Voet Sofie Van Lommel Geert Vermunicht Joost Verhaegen Karolien Laeremans Hilde Van Looy Kristina Van den Heuvel Elien Bergmans Jos Voet Tania Vrindts Geert Daems Rigo Huyskens Britt De Ceuster Elias De Wever Geert Vermunicht Joost Verhaegen Luc Van den Vonder Gust Van den Bruel Kurt Winkelmans Danny Mattheus Sofie Van Lommel Kurt Albert Dorien Van Opstal Katrien Monsecour Rist Heylen aantal voorstanders: 12 , aantal onthouders: 2 , aantal tegenstanders: 7 Goedgekeurd
Openbare zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 17 juni 2024.
RMW OZ A.5. BESLISSING Financiën. Jaarrekening 2023 Lokaal Bestuur Hulshout - Vaststelling.
MOTIVERING:
Feiten en context
● Het gezamenlijk meerjarenplan 2020-2025 werd goedgekeurd door de raden op 16 december 2019 en aangepast op 09 november 2020 en 06 december 2021, 7 november 2022 en 27 november 2023.
● Vanaf 2020 werd er gestart met de uitvoering van het meerjarenplan. De jaarrekening 2023 bevat de rapportering over het vierde jaar van het plan.
Juridische gronden
De jaarrekening 2023 wordt opgemaakt volgens de regels over de beleids- en beheerscyclus (BBC). De regels die van toepassing zijn voor de opmaak van de jaarrekening zijn vastgelegd in:
● 22 december 2017: Decreet Lokaal Bestuur: artikel 40, artikel 260.
● 30 maart 2018: Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen.
● 26 juni 2018: Ministerieel Besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningen-stelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen.
Adviezen
● 21 mei 2024: Positief advies MAT.
Argumentatie
Eén jaarrekening
De jaarrekening 2023 is opgemaakt volgens de nieuwe regels voor de beleids- en beheerscyclus (BBC2020). Een belangrijk gevolg is dat de gemeente en het OCMW samen één rapporteringsentiteit vormen en bijgevolg een geïntegreerde jaarrekening maken. Juridisch blijven gemeente en OCMW echter twee afzonderlijke entiteiten. Daarom stemmen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn elk over hun deel van de gezamenlijke jaarrekening.
De nieuwe regelgeving BBC2020 voorziet dat de opbouw van het meerjarenplan en van de jaarrekening zo veel als mogelijk op elkaar afgestemd zijn, wat een transparante rapportering over de realisatiegraad van de doelstellingen mogelijk maakt.
Inhoud
De jaarrekening bevat een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. Daarnaast wordt bijkomende documentatie als achtergrondinformatie bij de jaarrekening aan de raadsleden aangeboden. Omdat de rapportering over de evaluatie van de acties organisatiebeheersing aanleunt bij de beleidsevaluatie wordt ze mee opgenomen in de jaarrekening.
De beleidsevaluatie
Voor de beleidsevaluatie legt de regelgeving geen gestandaardiseerd schema op. De bedoeling is dat het een beknopt en leesbaar document is dat de raadsleden een antwoord geeft op de vraag in welke mate en tegen welke kost de acties en beleidsdoelstellingen uit de strategische nota van het meerjarenplan gerealiseerd werden. De eindevaluatie over de periode van 1 januari tot 31 december vind je terug in het rapport van de beleidsevaluatie. Dit rapport maakt onderdeel uit van de jaarrekening.
De financiële nota
De financiële nota van de jaarrekening bevat:
● de doelstellingenrekening (schema J1)
● de staat van het financieel evenwicht (schema J2)
● de realisatie van de kredieten (schema J3)
● de balans (schema J4)
● de staat van opbrengsten en kosten (schema J5).
De jaarrekeningen 2023 van AGB Sport werd reeds vastgesteld en de jaarrekening van de Welzijnsvereniging wordt nog vastgesteld door de Algemene vergadering.
In schema J2 is het bijgevolg mogelijk om het geconsolideerd financieel evenwicht weer te geven.
De toelichting
De toelichting van de jaarrekening bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van de jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze omvat minstens:
● een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar functionele aard (schema T1).
● een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar economische aard (schema T2).
● de investeringsprojecten (schema T3).
● een overzicht van de evolutie van de financiële schulden (schema T4).
● een overzicht van de financiële risico’s met een omschrijving van die risico’s en van de middelen en mogelijkheden waarover het bestuur beschikt of kan beschikken om die risico’s te dekken.
● een verwijzing naar de plaats waar de documentatie beschikbaar is.
● een toelichting bij de balans (schema T5).
● de waarderingsregels.
● de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen.
● een verklaring van de materiële verschillen tussen de gerealiseerde en de geraamde ontvangsten en uitgaven.
● de toelichting over de kosten, opbrengsten, uitgaven en ontvangsten met een buitengewone invloed op het budgettair resultaat van het boekjaar en het overschot of tekort van het boekjaar.
● een overzicht van de overgedragen (gedeelten van) kredieten voor investeringen en financiering.
De documentatie
Naast het ontwerp van de jaarrekening stelt het bestuur ook de bijbehorende documentatie aan de raadsleden ter beschikking. De documentatie bevat minstens de volgende onderdelen (artikel 4 van het ministerieel besluit van 26 juni 2018 (MB BBC)):
● het overzicht van alle beleidsdoelstellingen die in de jaarrekening zijn opgenomen, met de bijbehorende actieplannen, acties, ontvangsten en uitgaven.
● een overzicht van de toegestane werkings- en investeringssubsidies voor het boekjaar in kwestie.
● een overzicht van de beleidsvelden per beleidsdomein.
● een overzicht van de verbonden entiteiten.
● een overzicht van de personeelsinzet.
● een overzicht van de opbrengst per belastingsoort.
De documentatie biedt de raadsleden achtergrondinformatie bij de jaarrekening. De raad moet er niet over beslissen.
Procedure
De beleidsrapporten worden overeenkomstig artikel 249 van het decreet over het lokaal bestuur vastgesteld door de raden van beide rechtspersonen, maar de inhoud ervan is gemeenschappelijk. Het bestuur bezorgt het ontwerp van de jaarrekening minstens 14 dagen voor de raadszitting waarop het geagendeerd is aan ieder lid van de raad. Vanaf dat moment moeten de raadsleden ook de bijbehorende documentatie ter beschikking krijgen.
De gemeente en haar OCMW vormen samen 1 rapporteringsentiteit en maken een geïntegreerde jaarrekening. Juridisch blijven het echter 2 afzonderlijke entiteiten. Daarom stemmen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn elk over hun deel van de gezamenlijke jaarrekening. De gemeenteraad keurt het deel van de jaarrekening zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed en stelt zo de gezamenlijke jaarrekening van de gemeente en het OCMW definitief vast.
Na bespreking,
BESLUIT: 12 stemmen voor: Geert Daems, Elien Bergmans, Joost Verhaegen, Hilde Van Looy, Karolien Laeremans, Elias De Wever, Rigo Huyskens, Jos Voet, Tania Vrindts, Geert Vermunicht, Britt De Ceuster en Kristina Van den Heuvel
7 stemmen tegen: Gust Van den Bruel, Kurt Albert, Sofie Van Lommel, Kurt Winkelmans, Dorien Van Opstal, Luc Van den Vonder en Danny Mattheus
2 onthoudingen: Rist Heylen en Katrien Monsecour
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt (het gedeelte van) de jaarrekening 2023 van het OCMW Hulshout vast.
Deze geïntegreerde jaarrekening 2023 bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota, een toelichting en extra documentatie.
Beschikbaar budgettair resultaat | € 7.501.247,37 |
Autofinancieringsmarge | € 2.890.988,22 |
Balans per 31/12/2023
Activa | Passiva |
Vlottende Activa | € 10.181.373,55 | Schulden | € 9.749.293,27 |
Vaste Activa | € 52.222.147,45 | Nettoactief | € 52.654.227,73 |
Totaal Activa | € 62.403.521,00 | Totaal Passiva | € 62.403.521,00 |
De staat van opbrengsten en kosten per 31/12/2023
Kosten | € 17.782.663,84 |
Opbrengsten | € 18.933.482,48 |
Overschot / Tekort van het boekjaar | € 1.150.818,64 |
Artikel 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de evaluatie van de acties van 2023 voor OCMW goed.
Publicatie LBLOD
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.