Openbare zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 26 februari 2024.

RMW OZ  A.1. BESLISSING Raad voor maatschappelijk welzijn. Goedkeuring notulen van 22 januari 2024.

MOTIVERING:

Feiten en context

●        22 januari 2024: De raad voor maatschappelijk welzijn vindt plaats.

●        De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet lokaal bestuur:

○        artikel 74 over de goedkeuring van de notulen.

○        artikel 78 over de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 januari 2024 goed zonder opmerkingen.

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 niet goed. De verwijzing naar artikel 27 bij de afwezigheid van raadsleden is onterecht.

Openbare zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 26 februari 2024.

RMW OZ  A.2. BESLISSING Interlokale vereniging archief- en informatiebeheer. Goedkeuring oprichting en statuten.

MOTIVERING:

Feiten en context

●        Een lokale overheid maakt of ontvangt bestuursdocumenten in het kader van de uitvoering van haar taken, haar dienstverlening aan de burger of ter handhaving van haar eigen rechten. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van die bestuursdocumenten wordt dan ook expliciet toegewezen.

●        Met de term ‘bestuurlijke verantwoordelijkheid’ wordt het eigenaarschap over de bestuursdocumenten aangeduid. Eigenaarschap impliceert dat een overheidsorganisatie voldoende garanties biedt op het vlak van infrastructuur, financiële en personele middelen om de bestuursdocumenten, waarvoor ze verantwoordelijk is, op een kwaliteitsvolle manier te beheren en te bewaren. Ze moeten in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard worden.

●        Deze verplichting heeft tot doel om de bestuursdocumenten integer, authentiek en toegankelijk te houden. De wijze van beheer is door de Vlaamse Regering in een uitvoeringsbesluit verder uitgewerkt, namelijk in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.

●        Het lokaal bestuur moet er over waken dat de beheersregels toegepast en geëvalueerd worden. Het archiefbeheer, in de brede zin van het woord, vereist ook in lokaal  bestuur Hulshout dan ook blijvende en professionele aandacht.

●        29 januari 2024: Het vast bureau keurt de oprichting en statuten van de Interlokale vereniging archief- en informatiebeheer principieel goed.

Juridische gronden

●        22 december 2017: Decreet Lokaal Bestuur: artikel 41.

●        7 december 2018: Bestuursdecreet.

●        10 mei 2019: Archiefdecreet.

Argumentatie

Om tegemoet te komen aan de verwachtingen die gesteld worden ten aanzien van archiefbeheer, overeenkomstig het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en het Archiefdecreet van 9 juli 2019, is het aangewezen om in een intergemeentelijk verband de krachten te bundelen in functie van een goede opvolging, voortzetting en uitbreiding van de werkzaamheden in verband met archief- en informatiebeheer om een kwalitatief beheer op duurzame wijze te garanderen. Door de samenwerking in een intergemeentelijk verband kan, op een meer duurzame wijze, de nodige expertise worden binnengehaald in functie van een ondersteuning van de interne administratieve werking, alsook in functie van een rechtstreekse service ten aanzien van burgers en partners. Een verdere modernisering van archiefbeheer in de nabije toekomst, met het digitaal archiveren en aansluiten op het digitaal depot vormen tevens een uitdaging voor de deelnemende lokale besturen, waar de interlokale vereniging een expliciete rol in heeft te vervullen.

De intergemeentelijke vereniging en de aanwerving van een intergemeentelijk archief- en informatiebeheerder is verantwoordelijk voor het uitwerken van beheersregels die opgenomen zijn in de artikels III.79 - III.89 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Dit houdt onder meer in dat de vereniging deze beheersregels concretiseert, de coördinatie op zich neemt om deze uit te werken en te vertalen naar richtlijnen en standaarden m.b.t. archief- en informatiebeheer. De functiebeschrijving van de archief- en informatiebeheerder is als bijlage toegevoegd.

Het ontwerp van oprichtingsovereenkomst interlokale Vereniging ‘Intergemeentelijk Archief- en Informatiebeheer’ is als bijlage bijgevoegd.

Financiële weerslag

Deze actie is niet voorzien in het meerjarenplan. Voor 2024 kan er nog krediet verschoven worden van personeelskosten van medewerkers die later dan voorzien in dienst komen. Vanaf 2025 moet er effectief een actie en bijhorende raming voorzien worden.

BESLUIT: unaniem
 

Enig artikel:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de oprichting van de interlokale vereniging "Intergemeentelijk Archief- en Informatiebeheer" goed en keurt daartoe de statuten van de interlokale vereniging "Intergemeentelijk Archief- en Informatiebeheer"  goed.